Kirjanpitosäädösten noudattaminen ja yrityksen kulujen hallinta

Lainsäädännöstä ja kirjanpitosäädöksistä ajan tasalla pysyminen ei ole mikään helppo tehtävä, ei edes silloin kun yrityksellä on toimintaa vain yhdessä maassa. Kansainvälisillä yhtiöillä asiat ovat vielä monin verroin mutkikkaampia. Säädösten noudattamatta jättämisellä voi olla tuntuvia seuraamuksia, joten on äärimmäisen tärkeää pitää yrityksen taloudellisen raportoinnin käytännöt vankalla pohjalla ja läpinäkyvinä.

Talousosaston on joskus vaikea saada kokonaiskuvaa työntekijöiden tekemistä hankinnoista, ja ostojen pitäisi olla myös linjassa sekä yrityksen omien ohjeiden että valtakunnallisten matka- ja muihin kuluihin liittyvien sääntöjen kanssa. Tässä blogitekstissä kerromme yleisesti kirjanpitolainsäädännön noudattamisesta ja keskitymme erityisesti kulujen hallinnan parhaisiin käytäntöihin.

Kirjanpitolainsäädännön noudattaminen

Jotta organisaatio voisi noudattaa kirjanpitolainsäädäntöä, tarvitaan selkeät ja läpinäkyvät prosessit maksusuoritusten käsittelyyn. Raportoinnin on oltava tarkkaa ja noudatettava paikallisia säädöksiä. On myös sitouduttava tilinpäätösstandardeihin, joiden tehtävänä on edistää kirjanpidon tarkkuutta ja minimoida taloudellisten väärinkäytösten mahdollisuus.

Kansainvälisesti hyväksyttyjä tilinpäätösstandardeja on kaksi, IFRS ja GAAP:

• International Financial Reporting Standards (IFRS):

  IASB (International Accounting Standards Board) ja ISSB (International Sustainablity Standards Board) ovat kehittäneet kansainvälisen tilinpäätöksen laatimis- ja esittämisstandardin eli IFRS:n. IFRS on käytössä EU:ssa ja yli 100 maassa ympäri maailman. 

  Katso lyhyt video IFRS-standardien jatkuvasta kehitystyöstä:

• Generally Accepted Accounting Principles (GAAP): Yhdysvaltalaisissa yrityksissä käytössä olevat kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimisperiaatteet ja säännöt. Sisältää kymmenen periaatetta tilinpäätösten laatimiseen ja neljä ohjetta johdonmukaisuuden ja tarkkuuden varmistamiseen.

Säädösten noudattamisen edut

Kirjanpitosäädösten noudattamiseen liittyy kaksi osa-aluetta. Ensinnäkin pitää tunnistaa säädösten ja asetusten noudattamisen tarve. Toisekseen pitää varmistaa, että säädöksiä todella noudatetaan ja siten minimoidaan asiaan liittyvät riskit.

Säädöstenmukainen kirjanpito ja tilinpäätös ovat välttämättömiä, jotta vältytään mainehaitoilta ja rangaistusseuraamuksilta. Säädösten noudattamiseen liittyy kuitenkin myös useita liiketoiminnallisia hyötyjä:

• Säädösten noudattaminen vaatii taustalle luotettavan ja vankan järjestelmän talouden seurantaan ja raportointiin.
• Parempi läpinäkyvyys auttaa huomaamaan sääntörikkomukset nopeammin.
• Oikeanlaiset prosessit auttavat vähentämään säädösten noudattamatta jättämisestä ja rikkomuksista aiheutuvien rangaistusten riskiä.
• Säädösten noudattaminen auttaa välttämään mahdolliset oikeudelliset riskit.

Talouteen ja verotukseen liittyvät säädökset

Maailmanlaajuisesti hyväksytyt kirjanpitoperiaatteet helpottavat käytäntöjen yhdenmukaistamista. Paikalliset ja toimialakohtaiset säädökset edellyttävät kuitenkin usein paikallisen asiantuntijan apua, jotta voidaan olla varmoja, että yritys toimii kaikkien kyseisen maan ja alueen säädösten mukaan.

Tilinpäätösten laatimisen ja raportoinnin ohella yksi taloushallinnon suurimmista haasteista on pysyä verotussäädöksistä ajan tasalla. Tämä koskee erityisesti kulujen ilmoittamista, sillä Suomen lisäksi myös monissa muissa maissa on olemassa tarkat säädökset sille, mitkä kulut katsotaan vähennyskelpoisiksi yrityksen verotuksessa ja millaisia luontoisetuja verotuksessa voidaan ottaa huomioon.

Taloushallinnon voi olla vaikeaa pysyä perässä eri maiden kirjanpito- ja tilinpäätösperiaatteista ja ilmoitusten määräpäivistä. Ilmoituksia kun on tehtävä useamminkin kuin tilikauden vaihtuessa kerran vuodessa.

Käsittelykulut

Monet aloittelevat yritykset hallitsevat kulujaan manuaalisesti. Kun toiminta kasvaa, aletaan kehittää omia tapoja kulukorvausten käsittelyyn. Usein tämä tarkoittaa kulujen kirjaamista Excel-taulukkoon ja summien syöttämistä kirjanpito-ohjelmaan käsin.

Pitkällä tähtäimellä tällaista järjestelyä ei pysty skaalaamaan. Se ei myöskään ole nopein, käyttäjäystävällisin tai tarkin tapa hoitaa asia, ei kuluja kirjaavan työntekijän eikä niitä käsittelevän taloushenkilöstön näkökulmasta. Se voi myös helposti johtaa maksujen myöhästymiseen.

Kulujen hallinnasta voi äkkiä tulla hankalaa, kun yritetään selvittää, mitkä kulut, kilometrikorvaukset ja päivärahat ovat verotettavia tai verovähennyskelpoisia.

Parhaat käytännöt

Vaikka kirjanpitosäädökset ja verotus vaihtelevatkin maakohtaisesti, on kulujen käsittelyyn ja raportointiin mahdollista soveltaa tiettyjä yleisiä periaatteita, jotka auttavat varmistamaan sääntöjenmukaisen kulujen hallinnan:

• Ohjeistus: Työntekijöille kannattaa antaa selkeät ohjeet siitä, millaisiin kuluihin voi hakea korvausta ja millaisiin ei.
• Hyväksyttävyys: On hyvä listata hyväksyttävän ja toisaalta puutteellisen kulukorvauksen tunnusmerkit. Ohje voi sisältää myös luettelon hyväksyttävistä toimittajista, joilta hankintoja saa tehdä.
• Olennaiset tiedot: Kulukorvausprosessi sujuvoituu, kun pyydetään vain korvausten käsittelyn kannalta olennaiset tiedot. Näin kuittien ja raporttien käsittely helpottuu.
• Selkeys: Paras hyväksymisprosessi on riittävän yksinkertainen ja virtaviivainen, ja sen voi hoitaa miltä tahansa laitteelta.
• Täsmällisyys: Sujuva ja nopea kulukorvausten maksuprosessi pitää työntekijät tyytyväisinä.

Simplifying Expense Management

Riippumatta siitä, mitä työkaluja käytät kirjanpidon ja taloushallinnon hoitamiseen, Findity-kulujenhallintaratkaisu on helposti integroitavissa olemassa oleviin järjestelmiin. Se auttaa vähentämään manuaalisen työn minimiin. Järjestelmää ei myöskään tarvitse päivittää uusimpiin kulusäädöksiin sopivaksi – Findity huolehtii siitä yrityksenne puolesta.

Findity seuraa säädösten muutoksia ympärivuotisesti ja tekee tarvittavat päivitykset. Näin yrityksen kirjanpito ja kulukäsittely pysyvät aina säädösten mukaisena. Yksi kaiken kattava ratkaisu riittää hoitamaan yrityksen kulut, kilometrikorvaukset ja päivärahat.

Etsitäänkö teillä ratkaisua, joka pysyy aina ajan tasalla säädöksistä ja tekee kulujen hallinnasta helppoa? Lue lisää tuotteestamme.