Manuaalinen vs. automaattinen kulujen raportointi

Manual Versus Automated Expense Reporting

Yritykset käyttävät huomattavan paljon aikaa (ja rahaa) kulujen käsittelyyn. Mitä isompi firma, sitä useammalle työntekijälle syntyy työhön liittyviä kuluja, joihin haetaan korvausta jälkikäteen. Käsin naputeltuihin tietoihin eksyy helposti virheitä, joiden korjaaminen vie myös aikaa. Kulujen käsittely voi siis olla kallista puuhaa.

Tästä syystä yhä useammat yritykset päättävät säästää aikaa ja rahaa siirtymällä automaattiseen kulujen raportointiin. Tässä blogitekstissä kerromme lisää raportoinnin eri vaiheista, ja valotamme sähköisen ja automaattisen kulujen käsittelyn hyötyjä.

Kulujen raportointi – mitä, miksi ja miten?

Työtehtävää suorittaessa työntekijälle voi aiheutua erilaisia kuluja; esimerkiksi matkakuluja, päivärahoja ja kilometrikorvauksia.

Työntekijä kirjaa kulut ja lähettää ne hyväksyttäviksi raportin muodossa. Kun kulut on hyväksytty, ne siirtyvät eteenpäin taloushallintoon. Siellä raportti tarkastetaan, hyväksytään ja siirretään kirjanpito-ohjelmaan. Lopuksi työntekijälle maksetaan kulujen mukainen korvaus.

Kulujen raportointiin tarvitaan yleensä ainakin seuraavat tiedot:

  • Työntekijän nimi, työtehtävä ja palkansaajanumero
  • Päivämäärä, jona kulu syntyi
  • Kululaji
  • Kulun määrä Maksutapa (käteinen/kortti)
  • Myyjän tiedot
  • Välisummat kululajikohtaisesti
  • Kulujen kokonaissumma
  • Kuitti (paperisena tai sähköisenä)

Kun työntekijä tekee hankinnan yrityksen puolesta, kaikki asiaan liittyvät dokumentit – eli yleensä vähintäänkin kuitit – täytyy säilyttää kirjanpito-ohjelmaan lisäämistä ja korvauksen maksamista varten. Mikäli työntekijällä on useampia kuitteja vaikkapa samalta työmatkalta, ne kootaan yhteen ja raportoidaan kerralla. Näin kaikki kulut päätyvät oikein yrityksen kirjanpitoon.

Miksi kulujen raportointi on tärkeää?

Kaikilla yrityksillä on omat kuluihin liittyvät pelisääntönsä, jotka asettavat raamit kuluttamiselle. Yhdenmukainen kulujen raportointi helpottaa sääntöjen noudattamista ja valvontaa.

Selkeän kulujen raportoinnin pitäisi helpottaa sekä työntekijöiden että taloushallinnon työtä. Kun kulut on raportoitu oikein, niiden vaikutus liiketoiminnan kannattavuuteen on helpompi hahmottaa, ja verotuskin menee kerralla oikein.

Kaikki kulut eivät ole verovähennyskelpoisia, joten kelpoisuus on varmistettava erikseen jokaisen kulun kohdalla. Myös kuluun liittyvien tositteiden eli joko paperisten tai sähköisten kuittien säilyttäminen on tärkeää.

Huolellisesti ja oikein raportoidut kulut tekevät verosäädösten noudattamisesta ja tilinpäätöksen laatimisesta helpompaa. Ne sujuvoittavat myös budjetointia. Tällöin on helppoa saada kokonaiskuva eri osastojen ja työntekijöiden kuluista, ja huolehtia siitä, ettei sovittuja budjetteja ylitetä.

Kun kuluja seurataan pidemmällä aikavälillä, voidaan löytää myös säästökohteita. Tiettyyn kulukategoriaan voi olla kertynyt liikaa kuluja tai hankintoja on tehty tarpeettoman kalliilla hinnoilla. Kulut voidaan saada kuriin esimerkiksi vaihtamalla ostopaikka edullisempaan. Työntekijän näkökulmasta selkeä prosessi takaa oikeudenmukaisen ja tarkan korvauksen kuluista. Tämä on erityisen tärkeää silloin, jos työntekijä on maksanut kulun ensin omasta pussistaan.

Inhimillisiä virheitä kuitenkin tapahtuu, ja joskus kuititkin pääsevät katoamaan. Riski on erityisen suuri silloin, kun prosessia hoidetaan manuaalisesti. Tuolloin korvausten oikeellisuus jää sen varaan, että tiedot on syötetty järjestelmään oikein ja että kuitit on muistettu pitää tallessa.

Manuaalinen kulujen raportointi

Kun kulut raportoidaan käsityönä, työntekijöiden on säästettävä ja toimitettava eteenpäin kaikki kuitit saadakseen korvauksen. Lisäksi täytyy pitää kirjaa tositenumeroista, jotta kuitit ja muut kuluun liittyvät tositteet saadaan täsmäytettyä.

Kun kulut on hyväksytty, taloushallinnon pitää vielä kirjata jokainen kuitti ennen korvauksen maksamista. Jos tässä vaiheessa huomataan virhe tai puuttuva tosite, koko hakemus voidaan joutua palauttamaan työntekijälle, ja homma alkaa alusta.

Manuaalinen kuluprosessi edellyttää sitä, että työntekijät tietävät ja ymmärtävät yrityksen kuluihin liittyvät pelisäännöt ja voimassaolevan lainsäädännön, ja osaavat myös soveltaa niitä. Asia ei kuitenkaan aina ole näin, ja virheitä sattuukin tavan takaa.

Kuittien ja muiden pienten paperilappusten hukkaaminen tai vaurioituminen on yleistä etenkin matkustaessa. Jos tai kun näin käy, manuaalinen kuluprosessi tekee korvauksen saamisesta lähes mahdotonta.

Automaattinen kulujen raportointi

Automaattinen kulujen raportointi helpottaa kulujen hallintaa. Esimerkiksi näin:

Vähemmän virheitä

Kun käsityö kulujen parissa vähenee, säästyy sekä aikaa että hermoja. Inhimillisten virheiden riski pienenee, kun ei enää tarvitse naputella numeroita paperilapuilta Excel-taulukoihin tai siirtää tietoja manuaalisesti kirjanpito-ohjelmaan.

Korvaukset nopeammin tilille

Kukapa meistä tykkäisi odotella saataviaan. Paperisten hakemusten ja kuittien käsittely ja tarkistus on hidasta puuhaa, etenkin jos niitä kasautuu useilta työntekijöiltä yhtä aikaa. Myös hyväksynnät vievät oman aikansa. Automaatio auttaa sujuvoittamaan prosessia. Automaattiset muistutukset ja ilmoitukset vauhdittavat käsittelyä, ja korvaukset saadaan nopeammin maksuun.

Säädöstenmukaisuus

Automatisoimalla kulujen raportoinnin työnantaja voi mukauttaa prosessin noudattamaan sekä yrityksen pelisääntöjä että ajantasaista lainsäädäntöä. Oikein valittu kulujen hallinnan työkalu pysyy ajan tasalla lakimuutoksista ja verotussäädöksistä. Näin kaikki tulee varmuudella hoidettua paikallisten vaatimusten mukaisesti.

Läpinäkyvyys

Jokainen, joka on joskus kahlannut läpi yrityksen tilikirjoja löytääkseen säästökohteita, tietää, että kokonaiskuvan saaminen ei ole aina ihan helppoa. Manuaaliset haut ovat työläitä ja aikaa vieviä. Kun kulujen hallinta on automatisoitu, tiedot kulkevat nopeammin järjestelmien läpi. Data on valmiina pureksittavaksi ja analysoitavaksi. Eri kululajien tiedot löytyvät muutamalla klikkauksella. Myös mahdolliset sääntörikkomukset näkyvät selkeästi, ja kulujen suitsimisesta tulee helpompaa.

Väärinkäytösten ennaltaehkäisy

Kun kuittipinot notkuvat ja kuluja tulee hyväksyttäväksi paljon, tilanne käy äkkiä kuumottavaksi. Epätarkkojen raporttien ja jopa väärinkäytösten riski kasvaa. Joskus samat kulut menevät järjestelmän läpi useamman kerran – joko vahingossa tai tahallisesti. Jos tässä ei olla tarkkana, maksuja saatetaan maksaa tuplasti. Automaattinen kulujen hallinta taas käy läpi jokaisen laskun ja vertaa sitä aiempiin ennen kuin korvausta voidaan maksaa.

Millainen ratkaisu sopisi parhaiten oman yrityksenne kulujen hallintaan? Lue tästä lyhyt opas.

Tee kulujen korvaamisesta helppoa

Työhön liittyvien kulujen automaattinen raportointi alkaa puhelimella, kun työntekijä ottaa kuvan paperisesta kuitista. Findityn sisäänrakennettu skannaus ja tekstintunnistus tulkitsee kuiteilta automaattisesti oikean summan, arvonlisäveron osuuden ja kulukategorian.

Suomen laki velvoittaa säilyttämään kirjanpitoon liittyvät tositteet helposti luettavassa muodossa. Kuitteja ei kuitenkaan tarvitse välttämättä säilyttää paperisina. Myös sähköinen arkisto on lain mukaan riittävä, kunhan se on huolellisesti ja tietoturvallisesti tallennettu.

Automaatio helpottaa kaikkien osapuolten työtä

  1. Työntekijä raportoi kulun.
  2. Esihenkilö saa viestin, että kulu odottaa hyväksyntää.
  3. Taloushallinto tarkistaa raportin ja lähettää sen kirjanpitoon.
  4. Palkkahallinto maksaa korvauksen.

Automaatio nopeuttaa merkittävästi kulujen raportointia. Kun paperiset kuitit on skannattu valmiiksi, kaikki löytyy yhdestä paikasta ja seuranta on helppoa.

Kuinka nopeaa ja helppoa kulujen hallinta voi oikein olla? Katso tämä lyhyt englanninkielinen video Findityn kätevästä ratkaisusta: