Das Aufzeichnen und komplizierte Einreichen von Ausgaben zur Rückerstattung ist für Mitarbeiter:innen meist eine nervenaufreibende Tätigkeit, die viel Zeit kostet. Es ist daher keine Überraschung, dass es auf dem Markt immer mehr Tools und Technologien gibt, die genau dabei helfen sollen. Doch was muss ein gutes Spesenmanagement überhaupt können?
In diesem Artikel haben wir fünf Punkte zusammengefasst, auf die Sie bei der Wahl der richtigen Software für die Ausgabenverwaltung in Ihrem Unternehmen achten sollten.
1. Nahtlose Rückerstattungsprozesse von A bis Z
Die klassische Vorgehensweise für die Rückerstattung von Ausgaben durch Mitarbeiter:innen sieht in der Regel so aus: Ein Kauf wird getätigt, Ihr:e Mitarbeiter:in bekommt die Rechnung und behält sie auf. Die Ausgabe wird dann manuell in einen Ausgabenbericht eingetragen und mit einer Kopie des Rechnungsbelegs für die Rückerstattung eingereicht. Klingt mühsam, oder?
Damit dieser Prozess sinnvoll vereinfacht und verkürzt wird, sollte Ihre Lösung für die Spesenverwaltung die folgenden Features haben:
- Automatisierte Rechnungserfassung durch scannen oder fotografieren des Belegs Damit erleichtern Sie Ihren Mitarbeiter:innen das Leben wirklich, und menschliche Fehler oder zu spät eingereichte Rechnungen werden auf ein Minimum reduziert.
- Eine zentralisierte Plattform, in der Sie auf Ausgaben und deren Kategorien, offene Beträge, Tagesgelder, Zuschüsse, Kilometerleistungen und mehr auf einmal zugreifen können.
- Funktion zur Erfassung unterschiedlicher Währungen inklusive automatischer Umrechnung, damit auch Ausgaben aus anderen Ländern problemlos richtig angezeigt werden.
- Mobilversion, sodass Ihre Mitarbeiter:innen auf ihren Mobilgeräten die entsprechende App installieren und Belege auch unterwegs jederzeit scannen oder abfotografieren können.
2. Kreditkartenintegration
Viele Unternehmen geben Firmenkreditkarten an ihre Mitarbeiter:innen aus. Das ist für die Person, die sie nutzt zwar praktisch, aber in der Buchhaltung ist es oft schwierig, die Ausgaben mit den eingereichten Beträgen zu konsolidieren.
Bei einer wirklich guten Ausgabenverwaltung ist das nicht mehr notwendig: Diese kann mit den Firmenkreditkarten der Mitarbeiter:innen gekoppelt werden, sodass Ausgaben automatisch mit den eingereichten Rechnungen abgeglichen werden. So ist Ihr Finanzteam nicht mehr von manuell eingereichten Ausgabenberichten abhängig und hat in Echtzeit den Überblick über alle Transaktionen und Ausgaben.
3. Unkomplizierte Bestätigung der Ausgaben
Die Überprüfung und Bestätigung der manuell eingereichten Spesenberichte ist ein weiterer aufwendiger und oft komplizierter Vorgang im Ausgabenmanagement. Mithilfe eines zentralisierten und vereinheitlichten Systems, können die dafür zuständigen Mitarbeiter:innen die eingereichten Spesen in Sekundenschnelle kontrollieren und bestätigen (oder abweisen). Wenn es in Ihrem Unternehmen mehrere Personen gibt, die sich um die Bestätigung der eingereichten Ausgaben kümmern, beinhalten moderne Spesenverwaltungen eine Hierarchie, anhand der das System die Anfrage automatisch zuordnet. Diese Hierarchie können Sie natürlich an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen anpassen, sodass Sie das Spesenmanagement so unkompliziert und effizient wie möglich gestalten können.
4. Automatisierte Compliance
Es ist nicht immer einfach, bei den sich oft ändernden lokalen Buchhaltungsvorschriften auf dem neuesten Stand zu bleiben – und diese komplexe Aufgabe einfach den Mitarbeiter:innen zu überlassen, führt oft zu Problemen und Frust.
Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass sich ein ganzheitliches und sinnvolles Ausgabenverwaltungssystem automatisch an die neuesten länderspezifischen Vorschriften bezüglich Steuern, Tagesgeldern und anderen Spesen anpasst. Durch die Nutzung eines modernen, verlässlichen Systems, ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeiter:innen auf der ganzen Welt, Ausgaben ganz einfach einzureichen – und davon profitieren alle!
5. Umfassende Kompatibilität
Mit der steigenden Digitalisierung wird es auch immer wichtiger, dass die in Ihrem Unternehmen genutzten Systeme in der Lage sind, miteinander zu interagieren. Effizienz wird in der Geschäftswelt immer wichtiger, aber wenn Ihr Unternehmen voneinander abgekoppelte Systeme nutzt, die nicht miteinander kommunizieren können, können Sie sich davon verabschieden.
Für Ihr Ausgabenmanagement bedeutet das, dass es sich nahtlos mit der von Ihnen genutzten Buchhaltungssoftware verbinden können muss, ebenso wie mit Ihrem System zur Unternehmensressourcenplanung und natürlich jenem, das Sie für die Rechnungsstellung verwenden. So sind die Entscheidungsträger:innen in Ihrem Betrieb immer über alles im Bilde, können alle Informationen im richtigen Kontext betrachten und so fundierte und sinnvolle Entscheidungen treffen.
Eine Ausgabenverwaltung zu finden, die all diesen Anforderungen entspricht, ist unerlässlich, wenn Sie Ihr Spesenmanagement nicht nur digitalisieren, sondern wirklich sinnvoll vereinfachen wollen! Ihre Mitarbeiter:innen und Ihre Geschäftspartner:innen werden es Ihnen danken.
Wenn Sie noch auf der Suche nach dem perfekten Ausgabenmanagement sind, das diese fünf Kriterien erfüllt, melden Sie sich! Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.
