Att leta kvitton och hantera utlägg är en av de största administrativa huvudvärken anställda och ekonomiavdelningar kan brottas med. Så det är ingen överraskning att vi ser en uppsjö med nya verktyg och teknik utvecklad för att lätta på denna huvudvärk och ta bort tidskrävande manuella delar från processen. Men vad är det som gör en utläggstjänst bra egentligen?
Här hittar du fem kriterier du bör ha i åtanke när du väljer utläggstjänst för ditt företag:
1. Sömlös rapportering
Traditionellt så redovisar anställda ett utlägg ungefär såhär: de gör ett köp, får sitt kvitto och sparar det, de redovisar köpet i en utläggsrapport, och skickar in det tillsammans med en kopia på kvittot. Låter inte jättekul va?
Istället kan hanteringen av kvitton, utlägg och reseräkningar vara friktionsfri. Börja med att se till att utläggstjänsten erbjuder:
- Automatisk rapportering. Fota papperskvittot eller dela det digitala kvittot med utläggstjänsten. Härifrån går det fort, datan kommer in automatiskt, processen förenklas och anställda gör färre fel.
- En central översikt som visar köp, utläggskatergorier, resterande balanser, traktamenten, milersättning med mera.
- En funktion att hantera flera valutor som automatiskt konverterar utlandsköp till företagets lokala valuta.
- On-the-go. Självklart måste tjänsten fungera smidigt för anställda var de än är – på kontoret, hemma eller på språng. Enkelt.
2. Integration med företagskort
Företagskort är relativt vanligt på företag, antingen hos alla anställda eller enbart vissa individer. Det är en smidig lösning för anställda att göra affärsrealterade köp utan att behöva ligga ute med pengar. Men dessa köp kan dessvärre vara en utmaning för ekonomiavdelningen när det kommer till att effektivt matcha köp med underlag vid uppföljning.
Alternativet är att använda en utläggstjänst som är integrerad med företagskort. Då matchas köpet med underlaget automatiskt och de manuella stegen blir ett minne blott. Nu får istället eknomiavdelningen insikter i realtid om var utgifterna sker utan att behöva förlita sig på manuella utläggsrapporter.
3. Enkel och anpassningsbar attest
Granskning och godkännande av utläggsrapporter är en annan del av utläggsprocessen. Med ett centraliserat och enhetligt system kan godkännare utvärdera och attestera (eller avvisa) rapporter med några få klick på ett par sekunder. När det finns flera attestanter kan en modern utläggstjänst hantera en atteststruktur som automatiskt flyttar rapporten genom flödet. Tjänsten ska också låta dig anpassa strukturen så att chefer enkelt kan konfigurera flera attestnivåer och attestanter efter behov.
4. Automatisk hantering av lokala bokföringsregler
Lokala bokföringsregler kan vara svåra, eller åtminstone tidskrävande, att hålla reda på – och att förlita sig på att anställda gör rätt utifrån företagspolicyn är inte ett recept för framgång.
En heltäckande utläggstjänst bör vara dynamisk och automatiskt ta hänsyn till lokala regelverk så som skatter, traktamente och andra relevanta förmåner. En utläggstjänst som håller sig uppdaterad och följer regler automatiskt gör det enkelt för antställda att redovisa sina utlägg korrekt och smärtfritt.
5. Flexibilitet
När företag blir mer och mer digitala växer behovet för system som pratar med varandra. Om systemen arbetar i silos så blir det svårare att uppnå önskade effektivitetsvinster.
En utläggstjänst ska fungera med lön- och bokföringssystem, kortleverantörer, och andra dagliga system. Så att det är enkelt för dig att följa utlägg genom hela processen och få tillgäng till bättre insikter som möjliggör smartare beslut.
Att hitta en lösning som uppfyller alla dessa kriterier är ett måste för företag som vill förenkla hanteringen av kvitton, utlägg och reseräkningar. Och när du har hittat rätt? Då kommer alla på företager att tacka dig och det är ovärderligt.
Om du är på jakt efter en utläggstjänst som hanterar alla dessa fem kriterier, så är du mer än välkommen att kontakta oss idag.
