[Uppdatering. Den 22 maj 2024 sa Sveriges riksdag JA till lagförslaget som kommer träda i kraft 1 juli 2024].
Snart kan du slänga dina papperskvitton! Den nya föreslagna bokföringslagen är förhoppningsvis snart här och det innebär nya regler för kvittohantering. Kvitton som lagras digitalt kommer inte att behöva sparas i pappersform längre.
Inte längre förbud mot att slänga kvitton
Det nya lagförslaget föreslås träda i kraft den 1 Juli 2024 och säger att det inte längre råder förbud mot att förstöra kvittot i sin originalform, så länge räkenskapsinformationen har överförts till ett annat format (digitalt). Överföringen får inte innebära risk för att informationen förändras eller försvinner. Läs vidare för mer information om vad detta faktiskt innebär.
Hur funkar kvittohantering idag?
Idag behöver kvitton till bokföring sparas i sitt ursprungliga format; oavsett om summan på kvittot är 100 kronor eller 15 000 kronor. Om du har en digital tjänst för kvittohantering som sparar en digital kopia av papperskvittot kan du slänga papperskvittot efter tre räkenskapsår. Saknas det däremot en digital kopia behöver företaget arkivera papperskvittot i hela sju(!) räkenskapsår.
Hur funkar kvittohantering när lagförslaget träder i kraft?
Om 1 Juli 2024 nu stämmer, så räcker det från det datumet att du tar en bild på kvittot och sparar det digitalt i din utläggslösning. Medarbetare behöver inte längre skicka in det fysiska kvittot, och ekonomiavdelningen slipper dammiga arkiv med alla kvitton. Både du och företaget slipper med andra ord all pappershantering kopplat till kvittohanteringen. Äntligen!
Behöver jag arkivera kvitton från medarbetares utlägg?
Nja, blir svaret här. Du behöver inte ha ett fysiskt arkiv, nej. Däremot måste du, som nämnts ovan, säkerställa att informationen finns kvar i ett digitalt arkiv. Även kvitton som från början är i digitalt format behöver sparas i det digitala arkivet. En stor fördel med ett digitalt arkiv i molnet är att det inte tar upp plats på kontoret; mycket smidigare helt enkelt.
Hur kan jag vara säker på att digitala kvitton arkiveras på ett säkert sätt?
Det är ditt företags ansvar att se till att bilden på kvittot inte är suddig eller otydlig, men som kund av någon av Finditys produkter så kan du i övrigt känna dig lugn över att kvitton arkiveras på ett säkert sätt. Våra servrar driftas i Sverige, all information ligger krypterat med flera säkerhetskopior, regelbundna backuper och alla eventuella ändringar registeras.
Hur ser framtidens kvittohantering ut?
De nya reglerna för kvittohantering innebär med andra ord många fördelar. Ekonomiavdelningen behöver inte längre samla in alla papperskvitton som har digitaliserats genom utläggstjänsten. Medarbetaren kan slänga kvittot efter att det har digitaliserats (hejdå, skolådan!). Till skillnad från fysiska kvitton där texten faktiskt bleknar ganska snabbt är den digitala kopian stabil. Behöver du kontrollera något kan du göra det från mobilen istället för att behöva ta dig till ett fysiskt arkiv.
Slipp lägga energi på kvittohantering. Få tid över till annat.
