Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen international oder nur in einem einzigen Land aktiv ist, ist es immer eine Herausforderung, allen Standards und Vorschriften zur Buchhaltung zu entsprechen. Indem Sie transparente und gut durchdachte Prozesse zur Finanzberichterstattung einführen, können Sie das Risiko einer Gesetzesübertretung und daraus resultierender Strafen minimieren.
Im Hinblick auf Firmenausgaben ist eine der größten Herausforderungen für Finanzabteilungen oft, die durch Mitarbeiter:innen getätigten Ausgaben im Auge zu behalten – denn diese müssen nicht nur den Firmenvorschriften, sondern auch der lokalen Gesetzgebung für Spesen entsprechen. In diesem Blogpost finden Sie einen Überblick über einige internationale Buchführungsvorschriften sowie Best Practices, die Sie ganz einfach auch in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
International anerkannte Rechnungslegungsstandards
Damit die Buchhaltung in Ihrem Unternahmen sowie auch die damit verbundenen Prozesse immer den rechtlichen Vorschriften entsprechen, ist es unerlässlich, dass Sie klare und transparente Richtlinien diesbezüglich aufstellen. Darin können Sie die wichtigsten Regeln für Finanztransaktionen festlegen und so sicherstellen, dass sowohl Ihre Buchführung, als auch Ihre Rechnungslegung allen Vorschriften und Gesetzen entsprechen. Denn eine einwandfreie Buchführung minimiert das Risiko eines Finanzvergehens von vorneherein.
Es gibt einige international bekannte Rechnungslegungsstandards, an denen Sie sich hierbei orientieren können, die beiden am häufigsten genutzten sind der US-GAAP und der IFRS:
- Generally Accepted Accounting Principles (GAAP): Die regelbasierte Sammlung von Standards und Prozessen der US-GAAP gibt zehn Buchhaltungsprinzipien für an der US-amerikanischen Börse notierte Unternehmen vor. Diese beziehen sich auf die Erstellung von Jahresabschlüssen und die darin offengelegten Informationen und beinhalten auch vier Richtlinien für mehr Genauigkeit und Konsistenz.
- International Financial Reporting Standards (IFRS): Diese gemeinsam vom International Accounting Standards Board (IASB) und dem International Sustainability Standards Board (ISSB) herausgegebenen Richtlinien legen fest, wie Privatunternehmen bestimmte Finanztransaktionen und -ereignisse in Ihren Jahresabschlüssen offenlegen müssen. Die IFRS werden weltweit in über 100 Ländern verwendet und gilt auch in der EU als der anerkannte Standard.
In diesem kurzen Video (Englisch) wird erklärt, wie die IFRS ständig weiterentwickelt werden:
Vorteile von Compliance
Eine den Vorschriften entsprechende Buchhaltung wird zwar oft nur als notwendiges Übel angesehen, doch sie hat tatsächlich einige Vorteile für Ihr Unternehmen. Indem Sie gut durchdachte Workflows für die Buchführung implementieren, minimieren Sie etwaige Risiken und sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen immer rechtskonform agiert.
- Sie können sicherstellen, dass Ihre Finanzsysteme zuverlässig und robust sind.
- Durch mehr Transparenz wird es für Ihr Unternehmen leichter, finanzielle Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen.
- Mithilfe gut durchdachter Prozesse können Sie das Risiko von Strafen bei einer Verletzung der Vorschriften senken.
- Auch juristischen Problemen können Sie mit rechtskonformer Buchhaltung entgegenwirken.
Sie sehen, auch wenn die unzähligen Vorschriften manchmal übertrieben wirken mögen, sind Sie tatsächlich sehr sinnvoll und helfen Ihrem Unternehmen dabei, nicht nur Rufschäden zu vermeiden, sondern auch Schäden finanzieller Natur.
Herausforderungen von Finanz- und Steuervorschriften
Die bereits erwähnten international anerkannten Buchhaltungskonventionen helfen dabei, bewährte Praktiken zu standardisieren und sind ein guter Anhaltspunkt für Unternehmen. Vergessen Sie dabei aber bitte nicht, dass es auch lokale Gesetze und Vorschriften gibt, und dass oft sogar einzelne Branchen gesonderte Regelungen haben, die Sie unter Umständen beachten müssen. Aus diesem Grund kommen Unternehmen oft nicht um eine:n lokale:n Berater:in umhin, der:die sich mit den entsprechenden lokalen Vorgaben auskennt.
Denn neben der Rechnungslegung stellen die sich häufig ändernden Steuervorschriften für Finanzabteilungen oft die größte Herausforderung dar. Das gilt besonders für Ausgabenberichte, da unterschiedliche Länder unterschiedliche Regeln dafür haben, was als Firmenausgabe gilt und was nicht. So ist es im Vereinigten Königreich zum Beispiel klar definiert, was Mitarbeiter:innen brauchen, um ihren Job zu erledigen, und was dementsprechend eine Firmenausgabe ist, und was sogenannte „Benefits in Kind“, also Zusatzleistungen sind, die nicht unbedingt notwendig sind, damit eine Person ihrer Arbeit nachgehen kann. Und für beide Kategorien gelten unterschiedliche Regeln.
Vor allem für international agierende Unternehmen kann es dementsprechend schwierig sein, den Überblick über die jeweiligen lokalen Vorschriften zu behalten – insbesondere, weil diese sich häufig ändern. Oft passieren diese Änderungen mit Jahresbeginn, doch das ist nicht zwingend so.
Häufige Fehler bei der Spesenverwaltung
Insbesondere in der Anfangsphase überlegen sich viele Unternehmen ihre eigene Herangehensweise an das Spesenmanagement: Meistens sammeln sie die Ausgaben einfach in einer Excel-Tabelle, von der die Werte dann manuell in das Buchhaltungssystem übertragen werden.
Auch wenn das bei kleinen Unternehmen vielleicht noch funktioniert, hat eine derartige Vorgehensweise doch zwei gewaltige Nachteile. Erstens ist es so unmöglich, die Prozesse auf effiziente Weise zu skalieren, und zweitens ist es weder für die Personen, die die Ausgaben tätigen und einreichen noch für jene, die diese bearbeiten und rückerstatten besonders einfach, so zu arbeiten. Der Prozess ist anfällig für menschliche Fehler, langwierig, unübersichtlich und führt oft zu Verzögerungen, zum Beispiel bei der Rückerstattung.
Sie sehen: Die Ausgabenverwaltung kann ganz schnell zu einer sehr komplizierten Aufgabe werden, um die sich niemand gerne kümmert. Und das noch bevor die Frage auftaucht, ob und inwiefern eine Ausgabe steuerpflichtig ist oder von der Steuer abgesetzt werden kann – denn das ist bei Spesen oft anders als bei Kilometerleistungen und bei diesen wiederum anders als bei Tagesgeldern.
Tipps für Ihre Spesenverwaltung
Im Dschungel der Steuervorschriften, die sich häufig ändern und von Land zu Land unterscheiden, gibt es allerdings etwas, das Ihnen das Leben leichter macht: Es haben sich allgemeine Best Practices der Ausgabenverwaltung entwickelt, die wirklich jedes Unternehmen umsetzen kann, und die ihnen dabei helfen können, den lokalen Vorschriften zu entsprechen.
- Entwickeln Sie Richtlinien: Stellen Sie Ihren Mitarbeiter:innen klar formulierte und leicht auffindbare Richtlinien zur Verfügung und erklären Sie darin unmissverständlich:
- welche Ausgaben in welcher Höhe zurückerstattet werden
- wie genau ein Rückerstattungsantrag aussehen und welche Informationen er enthalten muss
- welche Gründe es dafür gibt, dass ein Antrag abgelehnt wird
- Optimieren Sie die Workflows: Verschlanken und optimieren Sie alle mit der Rückerstattung in Verbindung stehenden Arbeitsabläufe, sodass diese einfacher und weniger fehleranfällig sind.
- Sorgen Sie für Effizienz: Achten Sie darauf, die Prozesse effizient und sinnvoll zu gestalten, sodass die Anträge beispielsweise auch unterwegs gestellt und bestätigt werden können – das macht Ihren Mitarbeiter:innen das Leben leichter und verhindert Verzögerungen bei der Rückerstattung.
Vereinfachen Sie Ihr Spesenmanagement
Unabhängig davon, welche Tools Ihr Unternehmen für Buchhaltung und Finanzen nutzt, ist es wichtig, dass Ihre Spesenverwaltung wirklich mit allen davon interagieren kann – nur so macht sie Ihnen das Leben wirklich leichter. Ein gutes Beispiel für eine agnostisches, intuitives System ist Findity! Sobald Ihr Unternehmensprofil eingerichtet ist, ist der komplizierte Teil auch schon vorbei, und Sie können alle Vorteile eines automatisierten Spesenmanagements genießen.
Mit Findity können Sie immer sicher sein, dass Sie auch den neuesten Buchhaltungsvorschriften entsprechen: Wir kümmern uns darum, dass hier immer alles up to date ist – und somit darum, dass Ihr Unternehmen immer den Vorschriften entspricht. Verabschieden Sie sich von zeitaufwendigen, repetitiven Arbeiten und freuen Sie sich über eine einzige, unkomplizierte Lösung für all Ihre Spesen, Kilometer- und Tagesgelder, mit der Sie immer rechtskonform bleiben.
Wollen auch Sie die Prozesse Ihrer Spesenverwaltung vereinfachen und dabei sicher sein, dass Sie allen Vorschriften entsprechen? Dann sehen Sie sich hier unser Produkt an.
