En todas las organizaciones, tanto grandes como pequeñas, llega un punto en que les cuesta gestionar los gastos con papel y bolígrafo, o incluso con hojas de cálculo. Si cada día te enfrentas a una montaña de papeles y recibos, o sueles tener problemas para guardar a buen recaudo los justificantes que necesitas para que te reembolsen los gastos, es el momento de recuperar el control sobre la gestión de gastos.
En este artículo, te explicamos de forma clara y breve qué es la gestión de gastos corporativos, por qué es importante y qué ventajas te puede aportar. También analizamos por qué las empresas pierden el control de sus gastos y cómo pueden recuperarlo usando una aplicación para gestionarlos.
Qué es la gestión de gastos corporativos
En general, los gastos corporativos son todos los gastos derivados de la actividad de una empresa. En el contexto de la gestión de gastos corporativos, se utiliza este término para englobar todos los gastos en los que incurren los empleados para poder cumplir con sus obligaciones laborales. Si un empleado paga un gasto de empresa de su propio bolsillo, se le tiene que reembolsar el dinero. Otra opción es que use una tarjeta corporativa. En ambos casos, los gastos en los que incurra se tienen que registrar correctamente en la contabilidad de la empresa.
El proceso de gestión de gastos incluye todo aquello que esté relacionado con los gastos corporativos en los que incurren los empleados, como recibos digitales o en papel, gastos de kilometraje, dietas o representación.
Por ejemplo, supongamos que un empleado asiste a una feria comercial con fines profesionales. Conduce hasta el lugar en el que se celebra el evento y se aloja en un hotel. Durante su estancia, compra comida y bebida, un gasto que suele estar cubierto por las dietas. A la noche, invita a un cliente a cenar para hablar sobre un posible negocio. Todo eso son gastos sobre los que debe informar a su empresa.
Para que la empresa pueda registrarlos y aprobarlos, el empleado debe enviarle los recibos y calcular las dietas y el kilometraje correspondientes. Una vez aprobados los gastos, esos datos se envían al equipo financiero. Como el empleado pagó los gastos de su bolsillo, el equipo financiero debe reembolsárselos. Además, estos gastos se deben incluir en la contabilidad de la empresa.
Por qué es importante la gestión de gastos corporativos
La gestión de gastos corporativos es importante para diferentes personas por diversas razones:
- A los empleados no les suele importar correr con gastos de empresa, siempre y cuando se los reembolsen rápidamente. Cuanto más rápido reciban el reembolso, más contentos estarán.
- Los CFO necesitan un proceso de gestión de gastos fiable para poder contar con información detallada y precisa sobre el rendimiento económico de la empresa.
- Los equipos financieros necesitan tener un buen control sobre los gastos para poder gestionar los riesgos y garantizar que se cumplen las normativas fiscales y los procedimientos contables.
Qué ventajas aporta la gestión de gastos corporativos
Mucha gente cree que la gestión de gastos de empresa es un mal necesario, pero eso no quiere decir que no tenga grandes ventajas, sobre todo si se hace de forma eficaz.
- No es plato de buen gusto dudar sobre si un empleado está cometiendo irregularidades a la hora de solicitar sus reembolsos. Pero, si se cuenta con un buen proceso de gestión de gastos, es más difícil que se cuelen solicitudes falsas y más fácil detectar anomalías e investigarlas.
- Las normas fiscales cambian constantemente. Tener la seguridad de que los datos sobre tus gastos corporativos son correctos y de que dispones de los recibos correspondientes te dará una gran tranquilidad cuando tengas que hacer la contabilidad o presentar las declaraciones de tu empresa.
- No es nada fácil llevar el control de las finanzas de una empresa. Si gestionas los gastos corporativos de forma más eficiente, podrás contar con datos más precisos sobre los gastos de explotación de tu empresa.
Por qué es fácil perder el control sobre la gestión de gastos corporativos
La gestión de gastos corporativos es algo que se le puede ir rápidamente de las manos a cualquier empresa, tanto a start-ups que están dando sus primeros pasos como a otras ya consolidadas. Cuando se te empiezan a amontonar papeles y recibos, puede ser difícil mantener el control de los gastos, independientemente del tamaño de la organización en la que trabajes.
Es fácil que se cometan errores humanos cuando se gestionan los gastos manualmente. Basta un recibo poco legible o teclear mal un número para que se cuele algún error, y corregir una solicitud de reembolso de gastos cuesta casi lo mismo que procesarla de cero, lo que supone que se duplique el coste.
Además, no es difícil que los recibos en papel se pierdan o acaben en la papelera sin querer. Si eso ocurre, se puede complicar mucho la verificación de un gasto. Para poder cumplir con los estrictos procedimientos contables o con las normas fiscales, es habitual que no se pueda reembolsar un gasto si no se dispone del justificante correspondiente.
Cómo recuperar el control sobre la gestión de gastos corporativos
Con la aplicación de gastos de Findity, los empleados y los equipos financieros pueden gestionar, supervisar y controlar todo tipo de gastos con la máxima transparencia y desde un único lugar. Estas son las funciones principales que ofrece:
- Recibos: Nuestro escáner OCR integrado no solo crea una versión digital de los recibos en papel, sino que también extrae la información clave, como los importes y la divisa, y los deja listos para procesar.
- Dietas por kilometraje: Calcular el kilometraje solía llevar mucho tiempo. Con Findity, solo tendrás que indicar el origen y el destino para que se calcule automáticamente la distancia y el importe que se debe reembolsar. Ahora puedes registrar tus viajes de forma rápida y exacta y dejarlos listos para que te los reembolsen.
- Dietas: Asegúrate de que todos los empleados puedan solicitar las dietas que les corresponden de acuerdo con las normativas locales. Los empleados solo tienen que seleccionar los gastos de su viaje y el importe del reembolso se calcula automáticamente.
- Compras con tarjeta: Nuestra aplicación es compatible con todas las tarjetas. Conecta cualquier tarjeta bancaria europea y selecciona fácilmente qué transacciones se deben conciliar o reembolsar.