Att hålla koll på kvitton för företagsutgifter är en större utmaning än vad det borde vara. Oavsett om du är på resande fot och rapporterar utlägg, eller på kontoret och hanterar dem – så kan papperskvitton göra livet jobbigt. För att inte tala om frustrerande.
Kvitton kan enkelt skadas eller slängas av misstag. De är också lätta att förlora bland högar av pappersarbete. Vi har alla varit där! Tack och lov är kvittoscanning ett enkelt sätt att konvertera papperskvitton till digitala dokument. Och när du gör det i en app för utlägg och företagsutgifter så kommer andra fördelar på köpet.
I den här artikeln kikar vi på scanning av kvitton och delar det enkla sättet att scanna kvitton med OCR-scannern i Findity.
Vad är en kvittoscanner?
En kvittoscanner är en produkt som fångar kvitton med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR). Den största skillnaden mellan en OCR-scanner och en flatbäddsskanner eller ett foto är att den inte bara skapar en digital bild. Istället extraherar den information från kvittot, såsom valuta och belopp.
Det finns fysiska produkter på marknaden som kan hjälpa dig med detta, men en mycket enklare lösning är att använda kameran i din telefon via en utläggsapp. Ta bara ett foto av kvittot från appen. Programvaran läser informationen och samlar in datan helt automatiskt.
Varför använda en app för kvitton och utlägg?
Vi leker med tanken att du har varit på en affärsresa och lyckats behålla alla dina kvitton. Först och främst, grattis! Det finns inga kvitton som gömmer sig i en ficka eller påse, och du har av misstag inte slängt ut dem tillsammans med andra papperslappar. Bra jobbat.
Nu är det dags att skicka in alla dina utlägg – kvitton, milersättning, traktamente med mera – för godkännande, bokföring och slutligen återbetalning. Innan du gör det måste du rapportera in dem någonstans. Kanske har ditt företag ett formulär att fylla i. Möjligen är det ett kalkylblad.
Oavsett vad det är måste du ange beloppen manuellt. Trött, och utan tvekan uttråkad av denna tidskrävande datainmatning, gör du ett misstag. Det misstaget har precis kostat din arbetsgivare runt 520 kronor ($52) och 18 minuter att rätta till.
Om ditt företag är mer digitalt moget kanske de har en gammaldags scanner. Tänk dig att du har 10 kvitton att rapportera. Då måste du scanna varje kvitto och fortfarande registrera informationen manuellt någonstans.
Med en utläggsapp, så slipper du allt det.
Att använda en OCR-scanner i en utläggsapp innebär att du kan registrera och skicka in kvitton snabbare och mer korrekt än någon form av manuell metod. Inte nog med det, utan du kan också göra det på språng, var du än är.
Scanning av kvitton med Findity
Vår OCR-scanner gör mer än att bara scanna ett kvitto.
Den samlar in all relevant data från dina kvitton: språk, utläggskategori, valuta, moms, belopp och så vidare. Upptäcker du ett fel? Ingen panik, ändra det du behöver, spara och skicka in. Har du redan scannat ett kvitto? Appen ger dig en varning för att undvika att dubletter.
Det enkla med att använda appen är att alla kan scanna och spara data, från redovisningskonsulten på kontoret till anställda – var de än befinner sig. Företag behöver inte längre förlita sig på en enda scanner som ägs av ekonomiavdelingen.
Scanning av kvitton med Findity är omedelbar. Det kan göras var du än är, vilket ger snabb rapportering av korrekt och kompatibel data rakt in till ditt löne- och bokföringsprogram.
Findity är ett ställe för all din utläggshantering. Kvittoscanning är bara en funktion. Varför inte utforska resten av produkten?
