Cómo cumplir las normas de contabilidad y cómo gestionar los gastos de tu empresa

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Por un lado, estar siempre al tanto de los últimos requisitos legales o estándares contables no es nada fácil para ninguna empresa, independientemente de que operen en un único país o en varios. Si no quieren arriesgarse a que se les impongan sanciones graves por incumplir las normas, es fundamental que cuenten con procesos financieros robustos y transparentes para llevar la contabilidad de su empresa.

Por otro lado, los equipos financieros se suelen enfrentar a dos grandes dificultades a la hora de gestionar los gastos corporativos: llevar un control de las transacciones que hacen los empleados y comprobar que esos gastos cumplan tanto la política de la empresa como las normativas gubernamentales correspondientes. En este artículo, te explicamos todo lo que necesitas saber para cumplir las normas de contabilidad y te revelamos cuáles son las prácticas recomendadas para gestionar los gastos de empresa.

Principales normas internacionales de contabilidad

Para cumplir las normas contables, las empresas necesitan contar con procesos claros y transparentes con los que gestionar sus transacciones financieras, garantizar que la información financiera sea precisa y respetar la legislación local. También deben adoptar determinados estándares de contabilidad para registrar todo con precisión y minimizar el riesgo de cometer errores financieros.

Hay dos estándares contables reconocidos a nivel internacional: los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

  1. PCGA: Es un conjunto de normas y procedimientos de contabilidad por el que se rigen las empresas de Estados Unidos, que incluye los requisitos para presentar las cuentas anuales. Contiene 10 principios de contabilidad que deben seguir las empresas obligadas a presentar sus informes financieros y aquellas que cotizan en bolsa, además de cuatro requisitos que deben cumplir para garantizar la coherencia y la precisión de la información financiera.
  2. NIIF: Son una serie de normas establecidas conjuntamente por el International Accounting Standards Board (IASB) y el International Sustainability Standards Board (ISSB) para determinar cómo deben las empresas privadas registrar transacciones y movimientos determinados en sus cuentas anuales. Estas son las normas que ha adoptado la Unión Europea y las que se usan en más de 100 países de todo el mundo.

En el siguiente vídeo, se explica cómo se desarrollan continuamente estas normas NIIF:

 

Ventajas de cumplir la normativa

Cumplir la normativa sobre contabilidad implica dos cosas: reconocer la necesidad de respetar las normas y los reglamentos correspondientes y poner en marcha procesos que garanticen que así se hace y que minimicen los posibles riesgos.

Para evitar perjuicios económicos o daños en nuestra reputación, es imprescindible cumplir las normas contables. Sin embargo, la obligación de cumplir los estándares y las normativas gubernamentales sobre contabilidad no tiene por qué suponer un mal necesario. ¿Por qué? Porque también aporta ciertas ventajas:

  • Exige que tengas un sistema fiable y robusto para llevar la contabilidad y presentar las cuentas.
  • Al contar con una mayor transparencia, podrás detectar antes posibles irregularidades financieras.
  • Con los procesos adecuados, podrás reducir el riesgo de recibir sanciones por incumplimiento.
  • Al garantizar el cumplimiento de las normas de contabilidad, podrás evitar posibles problemas legales

Otras normas financieras locales y fiscales

Aunque los principios de contabilidad reconocidos internacionalmente contribuyen a estandarizar las prácticas contables, las normas locales y los requisitos de determinados sectores; en la mayoría de los casos, las empresas necesitan también un experto local para cumplir las normas del país o región en cuestión a la hora de declarar su estado financiero.

Aparte de las cuentas, otra de las grandes dificultades que tienen los equipos financieros es garantizar que se cumpla la normativa fiscal vigente, sobre todo en materia de informes de gastos. En algunos países, como el Reino Unido, está claramente definido qué es un gasto de empresa (algo que un empleado necesita para poder hacer su trabajo) y qué es una prestación en especie (algo que no es completamente exclusivo ni necesario para que pueda cumplir sus obligaciones laborales y, por lo tanto, es una retribución sujeta a impuestos sobre la renta y por la que se debe cotizar a la Seguridad Social).

A los equipos financieros les puede costar estar siempre al tanto de los cambios que se van introduciendo en las normas contables de los diferentes países, que suelen entrar en vigor el 1 de enero.

Gestión de gastos de empresa

Al principio, muchas empresas suelen recurrir a métodos manuales para gestionar sus gastos. Con el tiempo, van desarrollando sus propios procesos para gestionar el reembolso de los gastos. Normalmente, suelen consistir en registrar los gastos en una hoja de cálculo y, después, introducir manualmente las cantidades en el sistema de contabilidad.

A la larga, esta no es una solución escalable, ni la forma más rápida, precisa o fácil de registrar o procesar esos gastos. Además, es un proceso que suele provocar retrasos a la hora de reembolsar los gastos.

En definitiva, gestionar los gastos es una tarea que se puede complicar rápidamente, sobre todo cuando hay que determinar si un gasto está sujeto a impuestos o si es deducible, como ocurre con los kilometrajes o las dietas.

Prácticas recomendadas para gestionar los gastos de empresa

Aunque los procedimientos contables y las normativas fiscales sean diferentes en función del país, existe una serie de principios comunes a la hora de gestionar y declarar los gastos que todas las empresas pueden poner en práctica para cumplir la normativa.

  • Política: Pon a disposición de los empleados una política clara y accesible sobre los gastos corporativos para que les quede claro qué reembolso pueden solicitar.
  • Aceptabilidad: Deja claros los requisitos que deben cumplir las solicitudes de reembolso para que sea aceptables. Explica también qué se consideraría una solicitud inaceptable. Para ello, quizás debas incluir una lista de proveedores aprobados.
  • Relevancia: Optimiza el proceso de solicitud de reembolsos pidiendo solo la información estrictamente necesaria para tramitarlos y simplifica el proceso para entregar recibos e informes.
  • Responsabilidad: Implementa un proceso de aprobación sencillo y simplificado que se pueda completar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
  • Puntualidad: Establece un proceso de reembolso lo más eficiente posible y evita que se formen cuellos de botella para que los empleados puedan recibir los reembolsos rápidamente y estén satisfechos.

Simplificar la gestión de los gastos de empresa

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