La forma más fácil de escanear recibos

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Llevar un control de los recibos para gestionar los gastos corporativos suele ser más difícil de lo que debería ser. Los recibos en papel pueden llegar a complicar mucho la vida, tanto de quienes salen y hacen gastos como de quienes los procesan en la oficina. Por no hablar de lo frustrante que puede llegar a ser.

¿Quién no ha roto o tirado algún recibo sin querer, o le ha perdido la pista entre una montaña de papeles? Por suerte, existe una solución sencilla para este problema: escanear los recibos en papel para convertirlos en documentos digitales. Además, si los escaneas dentro de una aplicación de gastos, también puedes beneficiarte de otras ventajas.

En este artículo, vamos a hablar de escanear recibos y a explicarte cómo hacerlo fácilmente con el escáner OCR incorporado en la aplicación de gastos de Findity.

Qué es un escáner de recibos

Un escáner de recibos es un dispositivo que captura los recibos usando tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). La principal diferencia entre un escáner OCR y un escáner plano o una cámara de fotos convencional es que no se limita a crear una imagen digital, sino que usa una determinada tecnología que le permite extraer datos del recibo, como la divisa y los importes. En algunos países, como España, la versión digital de un recibo tiene la misma validez legal que un recibo en papel a efectos contables.

Existen dispositivos físicos en el mercado con los que puedes digitalizar los recibos, pero lo más fácil es usar la cámara del teléfono y una aplicación de gastos. Lo único que tendrás que hacer es sacar una foto del recibo desde la aplicación. Después, el software de la aplicación leerá la información y recopilará los datos correspondientes.

¿Por qué usar una aplicación de gastos?

Pongamos que has estado de viaje de negocios y que has conseguido guardar todos los recibos. Si es así, que sepas que tiene mucho mérito. Además, tampoco se te ha quedado ningún recibo en el bolsillo o en la cartera, ni has tirado alguno sin querer junto con otros papeles.

Entonces llega el momento de enviar todos tus gastos (recibos, kilometraje, dietas, etc.) para que te los aprueben, los registren en la contabilidad y, finalmente, te los reembolsen. Para ello, tienes que registrar todos esos gastos en algún lugar. Puede que tu empresa te proporcione un formulario para que lo rellenes, o quizás una hoja de cálculo, pero, sea como sea, nadie te libra de tener que introducir manualmente los importes. Este largo y aburrido proceso de introducir los datos te agota y, sin querer, cometes un error. Ahora, corregir ese error le cuesta a tu empresa unos 52 € y una media de 18 minutos.

Si tu empresa está más digitalizada, quizás puedas utilizar un escáner de la vieja escuela. Ahora imagina que tienes que procesar 10 recibos. Podrás escanearlos, pero seguirás teniendo que introducir los datos manualmente en alguna parte.

Esto no pasa con una aplicación de gastos.

Si usas el escáner OCR incorporado en una aplicación de gastos, podrás registrar y enviar tus gastos más rápido y de forma más precisa que con cualquier otro método manual. También podrás hacerlo desde cualquier parte, estés donde estés. Ahora te vamos a explicar cómo hacerlo.

Cómo escanear recibos desde Findity

Nuestro escáner OCR no solo te escanea los recibos, sino que también registra todos los datos pertinentes: el idioma, la categoría del gasto, la divisa, los impuestos, la cantidad, etc. ¿Y qué pasa en el caso de que detectes un error? Absolutamente nada, porque podrás corregirlo fácilmente antes de guardar y enviar el recibo. ¿Y si escaneas un recibo dos veces sin darte cuenta? Eso no va a pasar, porque la aplicación te avisa para que no dupliques ningún gasto.

Lo mejor de utilizar la aplicación en un dispositivo móvil es que cualquiera puede escanear y guardar los datos, desde los contables que trabajan en la oficina hasta cualquier otro empleado, estén donde estén. Las empresas ya no tienen que depender de un único dispositivo que esté en manos de un contable o del equipo de nóminas para poder escanear los recibos.

Findity te permite escanear los recibos al instante y desde cualquier lugar para que puedas incorporar datos correctos y conformes a la normativa rápidamente en tu sistema de contabilidad y nóminas.

Con Findity puedes tener todos tus gastos en un único lugar. El escaneo de recibos es solo una de las muchas funciones que ofrece. Descubre el resto.