Många företag upplever att de har utmaningar med sina interna administrativa rutiner. Ofta är de tidsödande, tråkiga och tar upp onödig tid från kärnverksamheten. Här gäller det, och kanske särskilt i tider som dessa, att ta till vara på de smarta digitala lösningar som finns. Effektivisera det som kan effektiviseras.
Hanteringen av utlägg och reseräkningar är ett typiskt exempel på en sådan process som man enkelt kan optimera. Att använda digitala lösningar för detta både underlättar och sparar tid för medarbetarna.
Med rätt tjänst och rätt verktyg skulle processen kunna se ut så här:
1. Medarbetaren
Medarbetaren hanterar utlägg direkt vid köp eller under resans gång i telefonen och slipper därmed leta kvitton i väskan, bilen, inkorgen eller liknande i slutet av månaden.
Nu när det är digitala kvitton som gäller behöver man dessutom inte längre fota kvittot. Istället kan medarbetaren med ett klick skicka in sitt kvitto direkt in i utläggstjänsten och redovisa det vid köptillfället. Men självklart hanteras alla typer av kvitton. Oavsett typ av kvitto (digitalt kvitto, papperskvitto eller mailkvitto) så hanteras det i utläggsappen.
Appen läser automatiskt av informationen på kvittot. Det räcker med att granska informationen.
Alla typer av utlägg och reseräkningar hanteras i en och samma app. Medarbetaren behöver inte sitta med olika mallar beroende på typ av utlägg eller reseräkning.
Utläggsrapporten skickas enkelt in direkt i appen. Inga onödiga utskrifter och man slipper skicka rapporten med internpost, post eller scanna och skicka.
Fördelar
- Utläggshantering görs direkt vid köp.
- Slipper leta efter kvitton.
- Papperskvitton, digitala kvitton och mailkvitton finns tillgängliga direkt i utläggstjänsten.
- Utläggsredovisningen kommer fortare in till företaget.
- Effektiviserar flöden och skapar bättre spårbarhet och kontroll.
Rekommendation
Varje anställd skickar in sina papperskvitton månadsvis, kvartalsvis eller årsvis (beroende på volym) i kuvert märkt med namn och rapportperiod.
2. Chefen
Den attesterande chefen får en notis om att det finns en rapport att godkänna. Rapporten granskas och godkänns digitalt. Även detta kan göras on-the-go i appen.
Om rapporten behöver kompletteras skickas den tillbaka digitalt inom tjänsten till medarbetaren med en kommentar om vad ska ska kompletteras eller justeras. Inget tappas bort och processen för detta går betydligt snabbare än om rapporten exempelvis skulle behöva gå med post.
Fördelar
- Attestering kan göras mobilt, var som helst och när som helst.
- Ögat dras till väsentliga delar i rapporterna.
- Korrigeringar och ändringar skickas digitalt inom tjänsten till användaren vilket håller koll på flödet och inget tappas bort.
3. Ekonomi- och löneavdelningen
På ekonomi- och löneavdelningen slipper man den manuella konteringen eftersom rapporten kommer färdigkonterad och kräver endast granskning.
Uträkningar för avdrag och förmåner görs automatiskt enligt Skatteverkets regler. De behöver därmed inte själva räkna ut eller hålla sig uppdaterade på reglerna. Även här räcker det med granskning.
Fördelar
- Inga kvitton saknas.
- Kontering sker automatiskt.
- Med digitala kvitton krävs endast digital arkivering. Arkivering av papperskvitton efter konvertering till digitalt är kortare, dvs. 3 år (innevarande år). Digital kopia sparas i 7 år.
Vad är viktigt vid valet av utläggstjänst?
Är ni intresserade av att köpa in en utläggstjänst? Här kan du läsa om vad som är viktigt att en digital tjänst för kvitton och reseräkningar erbjuder.
