Många svenska företag jobbar idag mer flexibelt. Det har inneburit flera möjligheter med både ökad effektivitet och gladare anställda. Men den nya hybridmodellen har också skapat nya typer av utlägg, kostnader för hemmakontor, kaffe och utrustning – vilka ofta är köp som görs av anställda. Dessa utgifter läggs nu på högen tillsammans med utlägg för resor, traktamenten och milersättningar.
Det betyder att arbetsbördan för redovisningsekonomer och hela avdelningar blir mer varierad med flera olika typer av utlägg som behöver hanteras. Intressant är att när vi jämförde anonymt insamlad utläggsdata mellan 2020 och 2021 upptäckte vi att utläggen mer än fördubblades från år till år.
Så hur ska du kolla koll på allt? Inga problem! För att hjälpa dig ta din utläggshantering till nästa nivå, har vi samlat 7 tips för utläggshantering som hjälper dig effektivisera och förbättra dina arbetsflöden, hålla dina anställda nöjda och bäst av allt, minska mängden inkommande och häftade kvitton till ditt kontor.
Här kommer de 7 tipsen, utan särskild ordning:
Bestäm vad som fungerar och kör på det
Ingen kan ditt företag som du. När produkter inhandlas för andra delar av din organisation, såsom försäljning och marknadsföring, görs de för att gynna verksamheten och skapa värde. Utläggshantering är inte direkt en inkomstgenererande funktion, men du kan dra nytta av verkligt värde från kostnadseffektiva lösningar i form av sparad tid och pengar.
Hur? De bästa utläggstjänsterna samverkar med dina befintliga system. Välj en lösning som är relevant och sömlöst integrerad med det lön- och bokföringssystem du redan använder. Det sista du behöver är mer komplexitet utöver dina befintliga lön- och bökföringsprocesser.
Var bankkortsagnostisk
Om du blir ombedd att byta bank eller skaffa nya företagskort för att förbättra din utläggshantering, då är det dags att tänka om. Det är definitivt inte nödvändigt att byta kortleverantör, och det är mycket mindre krångel att arbeta med en utläggstjänst som redan stödjer dina befintliga kort, snarare än att byta till en ny leverantör. Framför allt betyder det att du inte är låst till en enda lösning på lång sikt, och du har flexibilitet att pivotera.
Efterlev lokala regelverk
Hur GDPR kompatibla är dina lön- och bokföringssystem? En utläggstjänst måste lagra och bearbeta data på ett säkert sätt enligt regionala integritetsregler. Det är inte alltid lätt att göra rätt om du är baserad på en plats, och ännu mer komplicerat blir det om du är verksam i olika länder.
Om du gör affärer i flera länder runt om i världen måste du se till att din utläggstjänst är kompatibel med lokala skatteregler och kan anpassas till lokala språk. Felaktigheter kan vara tidskrävande och kostsamma att rätta till. I genomsnitt tar en enskild utläggsrapport cirka 18 minuter att korrigera. Lokala skatteregler ändras årligen. Multiplicera det med alla dina marknader, och plötsligt blir det hyfsat komplicerat och tidkrävande att efterleva lokala skatteregler. Har du en utläggstjänst som håller sig uppdaterad med de senaste lagkraven? Det har vi!
Kom igång med digitaliseringenn
Arbetsplatsen förändras. Organisationer runt om i världen undersöker fördelarna med digitalisering på alla olika nivåer. Eftersom hybrid- och distansarbete ser ut som en mer permanent del av arbetsplatslandskapet, har redovisnings- och lönetjänster den perfekta möjligheten att bli helt digital.
Om du inte redan har en fullt fungerande och digital utläggstjänst är det dags nu. För att möta behoven hos en mer flexibel arbetsmarknad måste dina tjänster täcka alla ekonomirelaterade processer för företag och anställda. Varför insistera på att varje kund eller anställd måste besöka kontoret bara för att lämna in sina utlägg?
Öka automatiseringen och accelerera framåt
När du digitaliserar utläggshanteringen får du automatisering och snabbhet på köpet. Ju mer firktionsfri funktionalitet verktyget erbjuder desto snabbare och bekvämare blir vardagen för dig och dina kollegor.
Tänk på hur snabbt anställda får ersättning för sina utlägg idag och fundera på hur snabbt det skulle kunna gå med en helt automatisk process. Nyckelfrågan är vad ni, ekonomiteamet, skulle kunna göra istället om era verktyg automatiserar repetitiva uppgifter? Vilka uppgifter skulle ge ditt företag ett större värde?
Prioritera användarupplevelsen
När ditt företag påbörjat digitaliseringsresan blir nya produkter, appar och processer en del av vardagen för anställa att lära sig och förstå. Det sista de vill göra är att gå igenom ett extra träningspass på ännu ett nytt system. Så när du väljer en lösning för utläggshantering, se till att den är intuitiv och användarvänlig.
I spåren av pandemin har den digitala kompetensen vuxit avsevärt och människor idag förväntar sig allt mer lättanvända appar och digitala tjänster. Att hantera utlägg uppfattas ofta som en otacksam uppgift, så det är avgörande att dess funktionalitet guidar användarna, vilket gör processen så enkel som möjligt, utan att behöva någon utbildning.
Förenkla hanteringen av milersättning och traktamente
När fler och fler människor återvänder till kontoret och affärsresorna sakta men säkert kommer tillbaka, är det viktigt att du gör det enkelt att registrera och spåra utgifter på resande fot. Bara för att anställda kanske reser mindre (till att börja med i alla fall) betyder det inte att du ska dra ner på funktionerna i din utläggstjänst. Om du eller dina anställda reser i arbetet bör milersättning och traktamenten rapporteras i ditt verktyg.
Det ska vara enkelt att registrera och anpassa till lokala måttenheter – som kilometer eller miles. Att ha en pålitlig och säker app för att spåra affärsresor och traktamenten förenklar arbetsflödet för människor på resande fot och för dig på ekonomiavdelningen som får allt samlat på ett ställe
Summeringen på slutet
De flesta anställda tycker att hanteringen av utlägg och reseräkningar är lite jobbig, särskilt när det innebär klumpiga och tidskrävande processer som att ladda ner och skriva ut formulär, bifoga kvitton eller skicka underlag via posten. Och det är inte så kul på andra sidan heller, när utläggen kommer in via post eller e-post, och underlagen är otydliga, ett kvitto saknas eller fel kvitto har bifogats. Det leder ofta till förseningar och utbelaningar drar ut på tiden för alla involverade. Visst måste finnas ett bättre sätt?
Genom att följa våra 7 tips för utläggshantering kan du effektivisera dina arbetsflöden och gå mot mer förenklade och korrekta rapporteringsprocesser. Det sparar tid för din organisation och säkerställer att utlägg behandlas mer effektivt från och med nu.
