Att hantera utlägg och reseräkningar manuellt är tack och lov en era vi är på väg förbi. En manuell process är både tidskrävande och tråkigt.
Fördelarna med en digital och automatiserad lösning för utlägg och reseräkningar är många, men det gäller såklart att välja rätt. Det finns ett flertal tjänster på marknaden som digitaliserar och optimerar hela processen – från köp till utbetalning. Men vad ska företaget tänka på när man ska välja utläggstjänst?
Vad är viktigt att tänka på och vilka funktioner är bra att ha?
- Det ska finnas möjlighet att rapportera sina utlägg både via app och webben. Tjänsten bör täcka in hantering av alla typer av kvitton, såväl papperskvitton som digitala kvitton och mailkvitton.
- Tjänsten bör också vara komplett, det vill säga hantera kvitton, kortköp, traktamente, representation och milersättning. Att kunna samla allt på samma ställe och i en app gör det enklare för alla på företaget.
- Det ska gå snabbt och enkelt att komma igång på egen hand. Tjänsten bör vara så pass enkel att förstå att man kommer igång utan utbildning.
- Att tjänsten har automatiska funktioner som underlättar för användaren som exempelvis att tjänsten läser av kvittot och automatiskt fyller i utläggskategori, inköpsdatum, belopp, moms och valuta.
- Det är viktigt att tjänsten är synkad med Skatteverkets regler för traktamente, milersättning och representation så att regler följs per automatik för att slippa manuella uträkningar.
- Är tjänsten optimerad för alla roller? Den anställde som redovisar utlägg, chefen som attesterar och ekonomiavdelningen som sköter bokföringen och utbetalningar.
- Att det finns integrationer med företagskort (oavsett vilket kort ni har) och elektroniska körjournaler i de fall där det används på företaget.
- Att tjänsten är integrerad med alla bokförings- och lönesystem. Det bör också finnas möjlighet att skicka utläggsrapporter till flera mottagande system så att rapporter för privata utlägg går till lön och köp med företagskort går till bokföring.
- Tänk på att om ditt företag växer ska det finnas möjlighet att lägga till ytterligare användare till tjänsten. Har du fler bolag så bör tjänsten kunna hantera detta på ett enkelt sätt.
- Att leverantören har en dedikerad kundtjänst med professionella supporttekniker som hanterar ärenden snabbt och effektivt via e-mail, livechat eller telefon.
- Att leverantören har en mognad och vision att kontinuerligt utveckla tjänsten vidare och att det är en prioriterad tjänst hos leverantören.
Bubblare
Nedan listar vi några funktioner som tjänsten även bör ha stöd för:
- Alla betalsätt och valutor
- Att flagga vid dubbla utlägg för att undvika fusk
- Hantering av flera företag och koncerner med bara ett inlogg
- Flera attestanter och tillfällig attestant vid exempelvis semester
- Stöd för hantering av förmåner såsom trängselskatt, drivmedel och kost
- Statistik och avstämningsrapporter för att få en överblick över kostnader för resor och utlägg
Läs mer här!
Läs mer i vår guide till vad du ska tänka på när du köper in en digital utläggstjänst. Det ska din utläggstjänst erbjuda.
