En av de største administrative hodepinene for ansatte er å holde styr på utlegg og skrive reiseregninger. Derfor er det ikke overraskende at det kommer stadig nye verktøy og teknologier som skal gjøre denne jobben enklere og redusere brysomt manuelt arbeid. Men hvordan vet man hvilken løsning som er best?
Nedenfor ser du fem ting du bør være oppmerksom på når du skal velge den riktige programvaren for utlegg og reiseregninger til virksomheten din.
1. Sømløse rapporteringsmuligheter
Den tradisjonelle tilnærmingen til rapportering ser omtrent slik ut: Du kjøper noe, får kvitteringen, tar vare på den, skriver utlegget i en utleggsregning og sender inn regningen med en kopi av kvitteringen. Ganske slitsomt, ikke sant?
For at rapporteringen skal gå så enkelt og greit som mulig, bør systemer for utlegg og reiseregninger ha følgende funksjoner:
- Automatisk rapportering med skanning eller fotografering av kvitteringer. Det gjør prosessen enklere for de ansatte. Dessuten reduserer det faren for menneskelige feil og sen rapportering.
- En sentralisert plattform som blant annet viser kjøp, utleggskategorier, gjenstående balanse, diettgodtgjørelse og kjøregodtgjørelse.
- Funksjonalitet for flere valutaer med automatisk konvertering av kjøp i utlandet til riktig valuta.
- Mobilkompatibilitet som gjør at programmet kan behandle kvitteringer de ansatte skanner med sine egne enheter, slik at de kan registrere utlegg på farten.
2. Kortintegrasjon
Virksomheter gir gjerne de ansatte bedriftskort til jobbrelaterte kjøp. Men regnskapsavdelingen kan ha litt av en jobb når utleggene skal registreres og avstemmes.
Alternativet er en løsning for utlegg og reiseregninger der de enkelte kredittkortene er integrert. Da kan transaksjoner og utlegg knyttes sammen automatisk uten manuelt arbeid. På den måten får økonomiavdelingen umiddelbart innsyn i hvor utleggene oppstår, uten å være avhengig av manuelle utleggsregninger.
3. Enkel godkjenning med tilpasningsmulighete
Gjennomgang og godkjenning er et annet tidkrevende element når man skal håndtere og godkjenne utlegg og reiseregninger. Med et sentralisert og enhetlig system kan regninger vurderes og godkjennes (eller avvises) på få sekunder – og med bare noen få klikk. Der flere personer er involvert i godkjenningsprosessen, har et moderne system for utlegg og reiseregninger et godkjenninghierarki som automatisk sender regningen videre. Systemet åpner også for tilpasninger slik at hver enkelt kan konfigurere flere godkjenningsnivåer og ulike involverte.
4. Automatisk overholdelse av nasjonale skatteregler
Det kan være vanskelig å holde oversikten over regnskapsregler og nasjonale regler for næringslivet – og enda verre er det å få alle ansatte til å huske alt sammen.
Et fullstendig system for utlegg og reiseregninger bør være dynamisk og automatisk ta hensyn til nasjonale regler for skatt, diettgodtgjørelse og andre relevante forhold. Det gjør at virksomheten enklere kan la de ansatte rapportere om utlegg jevnlig uansett hvilket land de er i.
5. Omfattende kompatibilitet
Etter hvert som virksomheter blir mer digitale, trenger de systemer som kan snakke sammen. Hvis det er vanntette skott mellom systemene, blir det vanskelig å jobbe effektivt.
Når det gjelder utlegg og reiseregninger, bør systemet integreres sømløst med relevante regnskapsprogrammer, ERP-systemer og faktureringsløsninger. På den måten får lederne oversikt over utlegg i riktig kontekst og kan bruke opplysningene til å ta gode beslutninger.
Virksomheter som vil håndtere utlegg og reiseregninger på en enklere måte, er nødt til å finne en løsning som tilfredsstiller alle disse kriteriene. Da får både ansatte og leverandører en enklere hverdag.
Er du på utkikk etter en løsning for utlegg og reiseregninger som tilfredsstiller alle disse fem kriteriene? Ta kontakt med oss idag.
