Bedrifter bruker i gjennomsnitt USD 60 på å behandle én reise- eller utleggsregning. Hvis du ganger beløpet med antallet ansatte som sender inn regninger hver måned, og legger til ekstra tid og kostnader forbundet med manuell feilretting, får du raskt høye tall.
Det er bakgrunnen for at stadig flere fremtidsrettede virksomheter benytter seg av tids- og pengebesparende automatisering av utleggs- og reiseregninger. I denne bloggartikkelen skal vi se nærmere på rapporteringsprosessen og fordelene med digital automatisering.
Hva er en utleggs- og reiseregning?
En utleggs- og reiseregning er en kategorisert liste over utlegg som en ansatt har hatt i forbindelse med jobbrelaterte oppgaver utført på vegne av arbeidsgiveren. Utleggene kan for eksempel være tilknyttet reise, diett eller kjøring.
Den ansatte registrerer beløpene i en utleggs- og reiseregning og sender dem inn for godkjenning. Når regningen er godkjent, sendes den til økonomiavdelingen som kontrollerer om den er nøyaktig, godkjenner refusjonskravet, registrerer utleggs- og reiseregningen i regnskapsprogrammet og til slutt godkjenner refusjonen.
Utleggs- og reiseregninger må vanligvis inneholde følgende opplysninger:
- Den ansattes navn, stillingsbetegnelse og ansattnummer
- Datoen for utlegget
- Typen utlegg
- Utleggsbeløpet
- Betalingsmåten (kort eller kontant)
- Leverandørnavnet
- Delsum for hver utleggstype
- Totalsum for utleggene
- Papirkvitteringer eller digitale kvitteringer
Når en ansatt kjøper noe på vegne av virksomheten, må alle bilagene – som regel kvitteringer – lagres og legges inn i et regnskapssystem før refusjonen kan utbetales. Hvis den ansatte har flere kvitteringer fra samme reise, samles de i én reiseregning. På den måten bokføres alle utleggene korrekt.
Hvorfor bruker man utleggs- og reiseregninger?
Alle virksomheter har retningslinjer for utlegg og reiseregninger. De beskriver blant annet hvilke utlegg som er refunderbare, og hvilke som ikke er det. Når utlegg føres på en standardisert måte – i form av utleggs- og reiseregninger – blir det lettere for virksomheten å sørge for etterlevelse og legitimitet.
Reise- og utleggsregninger skal gjøre det enkelt for arbeidsgivere og økonomiavdelinger å føre utlegg riktig i regnskapet, beregne effekten på resultatet og anvende riktige skatteregler.
Ikke alle utlegg er fradragsberettiget, så det er viktig at de klassifiseres og føres korrekt i regnskapet. I de fleste land er det også viktig at alle utlegg dokumenteres med papirkvitteringer eller digitale kvitteringer.
Den store fordelen med utleggs- og reiseregninger er at når de føres nøyaktig og effektivt, blir det mye enklere for virksomheten å etterleve skatteregler og revidere regnskapet. Samtidig gjør de budsjetteringen mer effektiv. De gir en oversikt over utgiftene og gjør at avdelinger og enkeltpersoner kan holde seg innenfor de fastsatte rammene.
Ved å følge med på utgiftene over tid, kan man dessuten se hvor det er mulig å kutte kostnader. Det kan for eksempel hende at de ansatte bruker for mye penger i en bestemt kategori, eller at en foretrukken leverandør ikke har konkurransedyktige priser. Da er det på tide å gjøre endringer. Fra de ansattes perspektiv bidrar utleggs- og reiseregninger til rask, rettferdig og nøyaktig refusjon. Det er ekstra viktig når ansatte har lagt ut av egen lomme.
Menneskelige feil eller papirkvitteringer på avveie kan imidlertid føre til problemer. Det gjelder særlig manuelle prosesser som avhenger av nøyaktig registrering og innsending av papirdokumenter.
Manuelle utleggs- og reiseregninger
Ved manuell håndtering av utleggs- og reiseregninger må de ansatte levere inn alle fysiske kvitteringer for å få utleggene refundert. Når kostnadene posteres, må hvert bilagsnummer skrives på den manuelle utleggs- og reiseregningen, slik at bilaget kan knyttes til riktig dokumentasjon.
Når regningen er godkjent, må regnskapsføreren bokføre hver enkelt kvittering for at refusjonen skal kunne utbetales. Hvis det har oppstått en feil, det mangler et dokument eller et refusjonskrav er ugyldig, kan det hende at regnskapsføreren må sende regningen i retur til den ansatte.
En manuell prosess krever at de ansatte leser, forstår og følger virksomhetens retningslinjer og nasjonale lover og regler for utlegg og reiseregninger. Det kan fort bli komplisert, og det er ikke overraskende at de ansatte av og til gjør feil.
Det er lett å se hvordan små papirbiter – for eksempel kvitteringer – kan bli borte, ødelagt eller komme på avveie når man er på reisefot. Det er rett og slett ikke mulig å unngå, og hvis det skjer i en manuell prosess, blir det nesten umulig å få godkjent en utleggs- og reiseregning.
Automatiserte utleggs- og reiseregninger
Automatisering er en måte å forbedre utleggs- og reiseregningsprosessen på. Dette er fordelene:
Færre feil
Når den manuelle delen av utleggs- og reiseregningsrapporteringen fjernes, sparer virksomheten tid. Faren for menneskelige feil reduseres, både hos den ansatte og hos administrasjonen – for det første når informasjonen ikke lenger må overføres fra papirlapper til en papirregning eller et regneark, og for det andre når informasjonen ikke lenger må tastes inn manuelt i regnskapsprogrammet.
Raskere refusjon
Ingen liker å vente på refusjoner. Når økonomiavdelingen håndterer og kontrollerer mange papirbaserte utleggs- og reiseregninger mot kvitteringer fra de ansatte, kan det ta lang tid å få utlegg refundert – ikke minst hvis en refusjon må godkjennes på flere nivåer. Automatisering kan strømlinjeforme arbeidsprosessen, med påminnelser og varslinger som gjør behandlingen raskere og korter ned tiden før refusjon.
Etterlevelse av gjeldende regnskapsregler
Når utleggs- og reiseregningene automatiseres, kan arbeidsgivere skreddersy prosessen både etter interne retningslinjer og nasjonale lover og regler. Det rette verktøyet for automatisert håndtering av utlegg og reiseregninger registrerer endringer i lover og regler for skatt og regnskap. Dermed kan du være trygg på at dataene dine overholder nasjonale lover og regler, og at gjeldende regnskapsregler etterleves.
Bedre synlighet
Alle som har bladd seg gjennom utleggsposteringer for å finne ut hvor de kan spare kostnader, setter pris på god synlighet. Manuell leting tar tid. Når du automatiserer håndteringen av utlegg og reiseregninger, kommer dataene raskere på plass i økonomisystemet, slik at de kan trekkes ut for analyse. Med bare noen klikk kan du enkelt og greit hente ut data om ulike typer utlegg og få oversikt over vanlige brudd på retningslinjene. På den måten finner du også nye muligheter for besparelser.
Sikkerhet mot svindel
Når kvitteringer og utleggs- og reiseregninger hoper seg opp, kan manuell håndtering bli en uoverkommelig oppgave. Det gjør virksomheten sårbar for unøyaktig rapportering og misbruk av virksomhetens retningslinjer for utlegg og reiseregninger. Enten det skjer med hensikt eller ikke, kan regninger noen ganger gå to ganger gjennom systemet, og hvis du ikke passer på, også bli refundert to ganger. Når håndteringen av utlegg og reiseregninger automatiseres, kryssjekkes og godkjennes alle regninger før de refunderes.
Trenger du hjelp med å finne riktig løsning for automatisk håndtering av utleggs- og reiseregninger? Les den korte veiledningen vår.
Enklere håndtering av utleggs og reiseregninger
Den automatiserte rapporteringen starter med kameraet på smarttelefonen og fotografering av papirkvitteringene. Med Finditys innebygde OCR-skanner registreres kvitteringene automatisk med riktig beløp, MVA og utleggskategori.
I de fleste land kreves det fortsatt papirkvitteringer selv om rapporteringen er automatisert, men i enkelte land kan kvitteringene leveres inn senere. Uansett nasjonale lover og regler kan Findity hjelpe deg å etterleve dem.
Automatisering kan også bidra til å strømlinjeforme arbeidsflyten for alle som håndterer utlegg og reiseregninger:
- Den ansatte sender inn regningen.
- Lederen får beskjed om å godkjenne den.
- En administrator kontrollerer regningen og legger den inn i regnskapssystemet.
- Lønningsavdelingen utbetaler refusjonen.
Automatisering gjør at utleggs- og reiseregninger kan sendes inn mye raskere, og når papirkvitteringene skannes, er det lettere å holde oversikt fordi alt oppbevares på samme sted.
Vil du se hvor raskt og enkelt innsending av utleggs- og reiseregninger kan gjøres? Se denne korte videoveiledningen om enklere håndtering av utlegg og reiseregninger fra Findity:
