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Manuelle VS automatisierte Spesenabrechnung

Manual Versus Automated Expense Reporting

Es kostet ein Unternehmen durchschnittlich rund 60 EUR, einen einzigen Ausgabenbericht zu bearbeiten. Hochgerechnet auf die Anzahl der Mitarbeiter:innen, die jedes Monat eine Spesenabrechnung einreichen, zeigt sich, dass die Ausgabenverwaltung f├╝r gro├če Unternehmen ziemlich schnell ziemlich teuer werden kann ÔÇô und das sogar, ohne dass fehlerhafte Berichte ausgebessert werden m├╝ssen.

Und genau darum implementieren immer mehr moderne Unternehmen ein System zur automatisierten Ausgabenverwaltung ÔÇô diese sparen nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Geld. In diesem Blogpost sehen wir uns an, welche Prozesse das Ausgabenmanagement umfasst und wie Unternehmen die Digitalisierung in diesem Bereich insbesondere bei R├╝ckerstattungen f├╝r ihren Vorteil nutzen k├Ânnen.

Was ist ein Ausgabenbericht zur Spesenabrechnung

Ein Ausgabenbericht ist nichts anderes als eine Liste aller Ausgaben, die ein:e Angestellte:r im Zuge der Arbeitsaus├╝bung f├╝r Ihre Firma get├Ątigt hat. Die einzelnen Posten werden Kategorien zugeordnet und umfassen zum Beispiel Reisekosten, Tages- und Verpflegungsgelder sowie Kilometerleistungen.

Jede:r Mitarbeiter:in f├╝hrt Buch ├╝ber die im Laufe eines Monats get├Ątigten Ausgaben und reicht diese dann in Form eines Berichts ein. Dieser Ausgabenbericht wird, wenn alles in Ordnung ist, freigegeben und an das Finanzteam der Firma weitergeleitet. Dort wird der Bericht noch einmal eingehend ├╝berpr├╝ft, genehmigt, manuell in die Buchhaltungssoftware eingetragen und dann f├╝r die R├╝ckerstattung freigegeben.

In der Regel sind die folgenden Informationen f├╝r den Ausgabenbericht notwendig:

  • Name, Position und Lohnlistennummer des:der jeweiligen Mitarbeiter:in
  • Datum der Ausgabe
  • Art der Ausgabe
  • H├Âhe der Ausgabe
  • Zahlungsart (Bar- oder Kartenzahlung)
  • Name des verkaufenden Unternehmens
  • Zwischensumme der jeweiligen Ausgabekategorien
  • Gesamtsumme der Ausgaben aller Kategorien
  • Belege in digitaler oder Papierform

Wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Ausgabe f├╝r die Firma t├Ątigt, muss er:sie alle damit einhergehenden Dokumente ÔÇô meistens sind das Belege ÔÇô aufbewahren und im Buchhaltungssystem einreichen, damit die R├╝ckerstattung durchgef├╝hrt werden kann. Wenn es mehrere Ausgaben f├╝r eine Reise gibt, werden diese in einem Ausgabenbericht zusammengefasst, sodass alle Firmenausgaben auch direkt in die Buchhaltung miteinbezogen werden.

Wieso sollte Ihr Unternehmen Ausgabenberichte in der Spesenverwaltung nutzen?

Jede Firma hat ihre eigene Herangehensweise an Ausgaben und inwiefern diese zur├╝ckerstattet werden. Indem Sie festlegen, dass ein R├╝ckerstattungsantrag eine bestimmte Form braucht ÔÇô also zum Beispiel als Ausgabenbericht eingereicht werden muss ÔÇô stellen Sie sicher, dass die Antr├Ąge sowohl Ihre individuellen Anforderungen erf├╝llen als auch rechtskonform sind.

Durch diese standardisierte Herangehensweise an das Thema R├╝ckerstattung wird es f├╝r Ihre Firma und vor allem f├╝r Ihre Finanzabteilung leichter, Ausgaben richtig zu verbuchen, und zu berechnen, wie sich diese auf die Gewinne auswirken. Das ist vor allem auch wichtig, damit bei Ihrem Betrieb auch aus steuerlicher Sicht alles seine Richtigkeit hat.

Denn wie Sie vermutlich wissen sind nicht alle Ausgaben tats├Ąchlich auch steuerlich absetzbar. Um hier Fehler zu vermeiden, m├╝ssen alle Ausgaben richtig kategorisiert werden. Au├čerdem ist es in den meisten L├Ąndern verpflichtend, dass es einen ÔÇ×BeweisÔÇť f├╝r die Ausgabe in Form eines Belegs gibt.

Das Sch├Âne an Ausgabenberichten ist, dass diese Ihnen das Leben wirklich leichter machen k├Ânnen ÔÇô vorausgesetzt, sie sind gut durchdacht und werden konsistent umgesetzt. Zum Beispiel wird es so viel leichter, den Steuervorschriften zu entsprechen, und auch die Vorbereitungen auf eine Buchpr├╝fung werden signifikant vereinfacht. Ein weiterer Vorteil der Ausgabenberichte ist, dass die Kalkulationen f├╝r Ihre Firma effizienter und genauer werden: Sie haben so einen guten ├ťberblick ├╝ber die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter:innen und Abteilungen und wissen sofort, ob diese sich im vereinbarten Rahmen bewegen.

Sie bekommen so auch gute Einblicke, die Ihnen gewisse Firmenentscheidungen erleichtern: Sie k├Ânnen zum Beispiel handeln, wenn ein:e Mitarbeiter:in in einer Kategorie zu hohe Ausgaben hat, oder bemerken, wenn eines der Dienstleistungsunternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten, keine guten Preise mehr hat, sodass Sie neu verhandeln oder den Anbieter wechseln k├Ânnen. Aus Sicht Ihrer Mitarbeiter:innen bieten Ausgabenberichte den Vorteil, dass die R├╝ckerstattung transparenter wird. Sie wissen nun genau, welche Betr├Ąge sie selbst gezahlt haben und wie hoch ihre R├╝ckerstattung sein muss.

Doch bei allen Vorteilen gibt es doch ein gro├čes Problem, wenn Sie Ihre Ausgabenberichte manuell erstellen: Der Prozess ist sehr anf├Ąllig f├╝r menschliche Fehler. Die Mitarbeiter:innen k├Ânnen sich bei der Eingabe vertippen, Belege k├Ânnen verloren gehen oder unleserlich werden ÔÇô und schon ist der ganze Workflow ineffizient.

Manuelle R├╝ckerstattungsantr├Ąge

Bei der manuellen Herangehensweise an die Spesenabrechnung m├╝ssen Mitarbeiter:innen alle Belege sammeln und ordnen. Dabei m├╝ssen sie die im Ausgabenbericht zugeteilte Nummer f├╝r jede Aufgabe auf den zugeh├Ârigen physischen Beleg schreiben, damit die Abstimmung erleichtert wird.

Nachdem die einzelnen R├╝ckerstattungsanfragen auf ihre Richtigkeit gepr├╝ft wurden, muss nun ein:e Mitarbeiter:in der Buchhaltungsabteilung jeden einzelnen Beleg manuell einbuchen, um die R├╝ckerstattung zu erm├Âglichen. Wenn in diesem Schritt aber ein Fehler bemerkt wird ÔÇô etwa ein fehlendes Dokument oder ein Posten, der nicht f├╝r die R├╝ckerstattung infrage kommt, geht der Ausgabenbericht wieder zur├╝ck an den:die Antragsteller:in.

Bei dem manuellen Prozess dreht sich alles darum, ob die einzelnen Mitarbeiter:innen die gesetzlichen und von Ihrer Firma ausgegebenen Richtlinien zur R├╝ckerstattung nicht nur lesen, sondern vor allem auch verstehen und korrekt anwenden. Da die Vorschriften aber oft sehr kompliziert sind, ist keine ├ťberraschung, dass sich hier mehr oder weniger regelm├Ą├čig Fehler einschleichen.

Insbesondere wenn Ihre Mitarbeiter:innen unterwegs sind, wenn sie ihre Firmenausgabe t├Ątigen, k├Ânnen Kassenbons und ├Ąhnliche Belege leicht verloren gehen oder werden besch├Ądigt. Und wenn das passiert, wird es quasi unm├Âglich, einen R├╝ckerstattungsantrag zu validieren.

Automatisierte R├╝ckerstattungsantr├Ąge

Sie k├Ânnen das Ausgabenmanagement in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern, indem Sie eine automatisierte L├Âsung zur Spesenverwaltung implementieren. Wir haben einige der wichtigsten Vorteile f├╝r Sie zusammengefasst.

Weniger Fehler

Intelligente L├Âsungen zur Spesenverwaltung reduzieren die Bearbeitungszeit auf allen Seiten durch Automatisierung, da viele repetitive, normalerweise manuell ausgef├╝hrte Arbeitsschritte von der Software erledigt werden. Das reduziert menschliche Fehler signifikant: Antragsteller:innen m├╝ssen die auf den Rechnungsbelegen enthaltenen Infos nicht mehr manuell in eine Tabelle einf├╝gen und in der Bearbeitung muss das Finanzteam die Daten nicht mehr manuell in das Buchhaltungssystem ├╝bertragen.

Schnellere R├╝ckerstattung

Niemand wartet gerne auf eine R├╝ckerstattung. Leider ist der manuelle Verarbeitungsprozess bis es zur R├╝ckerstattung kommt in der Regel sehr zeitintensiv, insbesondere, wenn die Ausgabenberichte mehrerer Mitarbeiter:innen abgearbeitet werden m├╝ssen. F├╝r jeden einzelnen Antrag muss die Finanzabteilung die Antr├Ąge und die beigelegten Rechnungen abgleichen, und oft m├╝ssen dann noch mehrere Freigaben und Best├Ątigungen eingeholt werden, bevor der Betrag in die Buchhaltungs- und Zahlungssysteme eingegeben werden kann. Hier kann ein automatisiertes System viel Zeit sparen, da es die notwendigen Aufforderungen und Erinnerungen ohne menschliche Hilfe verschickt und die Administrator:innen die Antr├Ąge von ├╝berall pr├╝fen und best├Ątigen k├Ânnen.

Buchhaltung, die den Vorschriften entspricht

Ein wirklich gutes System zur automatisierten Spesenabrechnung hilft Ihnen dabei, immer den Steuer- und Finanzvorschriften zu entsprechen, da es Sie ├╝ber etwaige ├änderungen informiert oder diese automatisch implementiert. Au├čerdem passt sich ein gutes Ausgabenmanagement an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen an. So entspricht Ihre Buchf├╝hrung nicht nur Ihren eigenen Vorschriften, sondern auch den Gesetzen.

Leichterer Zugriff auf Unternehmensdaten

Wenn Sie schon jemals die verschiedenen Finanzaufzeichnungen Ihres Unternehmens durchforsten mussten, um wichtige Infos und Daten zu sammeln, wissen Sie sicher, wie schwierig und zeitraubend das ist. Eine automatisierte Ausgabenverwaltung bietet auch hier jede Menge Mehrwert: Sie verarbeitet die Daten viel effizienter, sodass diese schneller abgelegt und f├╝r Sie verf├╝gbar sind. Mit nur wenigen Klicks bekommen Sie Zugriff auf praktische Analysen und k├Ânnen so ganz einfach herausfinden, wo Sie Kosten einsparen k├Ânnen.

Verringertes Betrugsrisiko

Wenn ein Unternehmen w├Ąchst und sich die Ausgabenberichte irgendwann mehren, kann die manuelle Herangehensweise an die Spesenverwaltung wirklich problematisch werden, da sie nicht nur ineffizient ist, sondern auch ein relativ hohes Risiko f├╝r falsche Antr├Ąge und ├Ąhnliche Betr├╝gereien im Zusammenhang mit Ihren Richtlinien f├╝r Firmenausgaben birgt. Ob nun absichtlich oder unabsichtlich, es kann zum Beispiel vorkommen, dass ein Antrag doppelt im System verarbeitet und somit auch zwei Mal r├╝ckerstattet wird. Mit einer automatisierten L├Âsung zur Ausgabenverwaltung, geh├Ârt diese Gefahr der Vergangenheit an, da jeder Antrag vor der R├╝ckerstattung noch einmal verifiziert und mit allen anderen Antr├Ągen abgeglichen wird.

Wenn auch Sie gerne eine moderne L├Âsung f├╝r die Ausgabenverwaltung in Ihrem Unternehmen m├Âchten, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, sehen Sie sich doch unseren Blogartikel zu den f├╝nf wichtigsten Dingen, die Ihr Ausgabenmanagement k├Ânnen sollte an.

Machen Sie das Ausgabenmanagement zum Kinderspiel

Bei den Nutzer:innen von Findity f├╝r die Ausgabenverwaltung beginnt der automatisierte R├╝ckerstattungsprozess ganz einfach: mit ihrem Handy. Sie m├╝ssen den Papierbeleg nur in der App abfotografieren und unser integriertes System zur Texterkennung (OCR) liest dann alle wichtigen Informationen vom Rechnungsbetrag ├╝ber die Mehrwertsteuer bis zu Ausgabekategorie automatisch aus.

In den meisten L├Ąndern m├╝ssen die Papierbelege auch bei der automatisierten Spesenabrechnung noch eingereicht werden ÔÇô oft reicht es aber, wenn das zu einem sp├Ąteren Zeitpunkt passiert. Wie auch immer die Situation in Ihrem Land ist, mit Findity entsprechen Sie immer den Vorschriften.

Automatisierung macht allen Personen, die mit der Ausgabenverwaltung zu tun haben, das Leben leichter:

  1. Ihre Mitarbeiter:innen m├╝ssen die automatisch ausgelesenen Daten nur mehr ├╝berpr├╝fen und k├Ânnen Ihre Antr├Ąge vollelektronisch einreichen.
  2. Deren Manager:innen werden automatisch benachrichtigt und k├Ânnen Antr├Ąge auch unterwegs schnell und unkompliziert best├Ątigen.
  3. Auch die zust├Ąndigen Administrator:innen werden automatisch benachrichtigt und k├Ânnen die finale Pr├╝fung und die ├ťbertragung in das Buchhaltungssystem ganz einfach mit wenigen Klicks durchf├╝hren.
  4. Und schon ist die Ausgabe im System und wird von der Gehaltsabrechnung automatisch r├╝ckerstattet.

Sie sehen, durch ein automatisiertes System sparen alle Beteiligten viel Zeit und Nerven. Und als Bonus wird es au├čerdem einfacher, den ├ťberblick zu behalten: Dadurch, dass die Papierbelege eingescannt und digital abgelegt sind, finden Sie immer alles an einem Ort ÔÇô im praktischen System von Findity.

Sie m├Âchten wissen, wie schnell und unkompliziert es wirklich ist, einen Ausgabenbericht mit Findity zu erstellen? Dann sehen Sie sich doch dieses kurze Video an: