Informes de gastos manuales o automatizados

Manual Versus Automated Expense Reporting

Procesar un único informe de gastos les cuesta casi 60 EUR de media a las empresas. Ahora, multiplica esa cifra por el número de empleados que envían informes de gastos cada mes, súmale el tiempo adicional y el coste que supone corregir manualmente los posibles errores y, voilà, el verdadero coste que implica gestionar los gastos sube rápidamente.

Por eso, las organizaciones más previsoras están aprovechando cada vez más el potencial que ofrecen los informes de gastos automatizados para ahorrar tiempo y dinero. En este artículo, analizamos detalladamente el proceso de notificación de gastos y las ventajas que supone la automatización digital para las empresas.

¿Qué es un informe de gastos?

Un informe de gastos es una lista de los gastos corporativos clasificados por categoría en los que ha incurrido un empleado para cumplir con sus obligaciones laborales en nombre de su empresa. Incluye gastos de viaje, alojamiento y manutención, dietas o kilometraje, por ejemplo.

El empleado registra los gastos en un informe y, después, lo envía para que se lo aprueben. Una vez aprobado, el informe pasa al equipo financiero, que se encarga de comprobar que sea correcto, validar la solicitud, registrar el gasto en el software de contabilidad y autorizar el reembolso.

Normalmente, se deben incluir los siguientes datos en los informes de gastos:

  • Nombre y cargo del empleado
  • Fecha del gasto
  • Tipo de gasto
  • Importe del gasto
  • Método de pago (tarjeta o efectivo)
  • Nombre de la empresa o del proveedor
  • Subtotal de cada tipo de gasto
  • Coste total de todos los gastos
  • Recibos en papel o digitales

Cuando un empleado hace una compra en nombre de la empresa, debe guardar todos los documentos que la justifiquen (principalmente recibos) y, después, enviarlos al sistema de contabilidad para que se procese el reembolso. Si el empleado tiene varios recibos correspondientes a un mismo viaje, se incluyen todos en un único informe de gastos. Esta es la forma de registrar correctamente los gastos corporativos en la contabilidad de la empresa.

¿Por qué se deben emitir informes de gastos?

Todas las empresas tienen una política interna sobre gastos, en la que especifican cuáles se aceptan y cuáles no. Los informes de gastos les permiten establecer una forma estándar de solicitar el reembolso de los gastos, lo que, a su vez, les sirve para cumplir con las normas y garantiza que esos gastos sean legítimos.

Los informes de gastos deberían facilitarles la vida a los empleados y a los equipos financieros a la hora de registrar correctamente los gastos, calcular su impacto en los beneficios y determinar qué normas fiscales deben aplicar.

Como no todos los gastos son deducibles, es importante confirmarlo en cada caso y contabilizarlo correctamente. En la mayoría de los países, también es necesario justificar cada gasto presentando recibos digitales o en papel.

Lo bueno de gestionar los informes de gastos de forma correcta y eficiente es que es mucho más fácil cumplir con las normativas fiscales y llevar a cabo auditorías financieras. Otra de las ventajas para las empresas es que pueden gestionar mejor sus presupuestos. Al controlar mejor el gasto corporativo, pueden asegurarse de que los departamentos y los empleados no gasten más de lo acordado.

Además, si hacen un seguimiento del gasto de la empresa a lo largo del tiempo, podrán identificar partidas en las que puedan reducir costes. Por ejemplo, puede que estén derrochando dinero en una determinada categoría, o que encuentren a otro proveedor que les ofrezca precios más competitivos. Para los empleados, los informes de gastos son una garantía de que van a recibir un reembolso justo y correcto de los gastos, especialmente cuando han adelantado el dinero de su propio bolsillo para pagarlos.

El problema surge cuando se cometen errores humanos o se pierden recibos. Esto ocurre especialmente cuando se procesan los gastos de forma manual, porque, en esos casos, el reembolso depende de que los datos introducidos sean correctos y de que se envíen los documentos en papel.

Gestión manual de los informes de gastos

Al utilizar un proceso manual para tramitar los informes de gastos, los empleados deben enviar todos los recibos físicos para solicitar el reembolso. Cuando llega el momento de procesar el gasto, se debe escribir manualmente el número de cada recibo en el informe de gastos para que cada transacción quede asociada con el justificante correspondiente.

Una vez que la solicitud se valida, el departamento de contabilidad debe contabilizar cada uno de los recibos para poder tramitar el reembolso. Si se produce un error, falta un documento o la solicitud no es válida, puede que tengan que devolvérselo al empleado.

El procesamiento manual depende de cómo interpretan, entienden y aplican los empleados la política de la empresa y las normativas gubernamentales sobre gastos. Como este es un tema que se suele complicar rápidamente, es normal que los empleados a veces se equivoquen.

Por ejemplo, cuando se está de viaje, es fácil perder, dañar o traspapelar los papelitos que vamos acumulando, como los recibos. Y, cuando esto ocurre, es prácticamente imposible validar una solicitud de reembolso de gastos si se utiliza un proceso manual.

Automatizar la gestión de los informes de gastos

Automatizar los informes de gastos es una forma de mejorar la gestión de los gastos de una empresa. Estas son las ventajas principales que aporta:

Menos errores

Si se eliminan los pasos manuales a la hora de gestionar los informes de gastos, tanto los empleados como los administradores pueden ahorrar tiempo y reducir el margen de error en dos momentos clave: cuando se traslada la información de varios papeles a un informe en papel o a una hoja de cálculo y cuando se introducen datos en el programa de contabilidad.

Reembolsos más rápidos

A nadie le gusta esperar a que le reembolsen su dinero. A los equipos financieros que tienen que procesar y verificar muchas solicitudes de reembolso de gastos en papel enviadas por diferentes empleados les puede llevar un tiempo tramitar los reembolsos, especialmente si requieren la aprobación de varias personas. Con la automatización, se pueden simplificar los flujos de trabajo enviando mensajes y notificaciones para que los responsables agilicen el proceso y se puedan reembolsar los gastos más rápido.

Cumplimiento de las normas contables

Al automatizar los informes de gastos, las empresas pueden adaptar el proceso para que cumpla con su política interna y con los requisitos normativos. Una buena herramienta de gestión de gastos automatizada se actualizará cuando se produzcan cambios en las normativas financieras y fiscales. Por lo tanto, te garantiza el cumplimiento con las normas contables y con la normativa local a la hora de gestionar tus gastos.

Más visibilidad

Si alguna vez has tenido que indagar en múltiples documentos para averiguar cómo puedes reducir costes, agradecerás tener una buena visibilidad sobre todos los datos de tu empresa. Hacer búsquedas manuales lleva mucho tiempo, pero, si automatizas la gestión de tus gastos, los datos sobre las diferentes transacciones estarán disponibles en tus sistemas financieros mucho más rápido, listos para que los analices. Con solo unos clics y de forma rápida y fácil, puedes extraer datos sobre diferentes tipos de gastos e identificar causas comunes por las que se suelen incumplir las políticas y, en definitiva, encontrar más posibilidades de reducir costes.

Prevención del fraude

A medida que acumulas recibos e informes de gastos, puede llegar un punto en el que te resulte imposible gestionar manualmente los gastos y acabes registrándolos de forma incorrecta e incumpliendo la política de empresa. Por ejemplo, no es raro que las solicitudes de reembolso se registren por duplicado en el sistema, ya sea de forma intencionada o sin querer. Si no te das cuenta, puedes acabar reembolsándolas dos veces. Al automatizar la gestión de gastos, cada solicitud de reembolso se comprueba exhaustivamente antes de procesar el reembolso.

¿Necesitas ayuda para elegir una solución de gestión de gastos automatizada para tu empresa? Consulta nuestra breve guía.

Simplifica la gestión de gastos de tu empresa

Si automatizas la gestión de los gastos en tu empresa, los empleados se pueden beneficiar desde el primer momento. Cuando hagan una transacción, solo tienen que hacer una foto del recibo con la cámara de su teléfono. El escáner integrado de Findity registra automáticamente el importe correcto, el IVA y la categoría del gasto.

Ten en cuenta que la mayoría de los países todavía exige los recibos en papel, incluso aunque los informes de gastos estén automatizados. La buena noticia es que en algunos se pueden enviar más adelante. Sea cual sea la normativa de tu país, Findity te ayudará a cumplirla.

La automatización también puede agilizarles el proceso a todas las personas implicadas:

  1. El empleado envía el informe.
  2. Su superior recibe una notificación para que apruebe la solicitud.
  3. El departamento de administración comprueba el informe y lo registra en el sistema de contabilidad.
  4. El departamento de nóminas tramita el reembolso.

La automatización agiliza mucho el proceso de notificación de gestión de gastos y el escaneo de los recibos en papel ayuda a llevar el control, porque toda la información está en un único lugar.

¿Quieres comprobar lo rápido y fácil que puede ser gestionar los gastos con Findity? Te lo demostramos en este breve vídeo: