Seitsemän parasta vinkkiä kulujen hallintaan

Entistä joustavammat, hybridimuotoiset työskentelytavat ovat arkipäiväistyneet monessa yrityksessä. Tämä tarkoittaa myös monipuolistuvia kuluja, kuten kotitoimiston työpisteitä ja tarvikkeita, kilometrikorvauksia, päivärahoja ja niin edelleen. 

Tilitoimistot ja yritysten talousosastot kamppailevatkin jatkuvasti moninaistuvien kululajien kanssa. Kun vertailimme nimettömänä kerättyä taloushallinnon dataa vuosilta 2020 ja 2021, kävi ilmi, että kuluraporttien määrä yli kaksinkertaistui yhdessä vuodessa. 

Keräsimme seitsemän parasta vinkkiä kulujen tehokkaaseen ja nykyaikaiseen hallintaan. Ohjeiden avulla työnteko tehostuu ja virtaviivaistuu, työntekijät ovat tyytyväisempiä ja toimistoon kerääntyvien niitattujen paperinippujen määrä vähenee.

Päätä, mikä toimii teillä, ja toimi sen mukaan

Jokainen yritys on oman liiketoimintansa paras asiantuntija. Kun esimerkiksi myyntiin ja markkinointiin haetaan uusia ratkaisuja, ne valitaan sen perusteella, mistä on eniten hyötyä ja lisäarvoa. Kulujen hallinta ei tuo yritykseen suoranaisia tuloja, mutta säästetty aika ja raha tuottavat silti aitoa ja tuntuvaa lisäarvoa. 

Parhaat kulujenhallintaratkaisut toimivat saumattomasti yhteen yrityksen olemassa olevien järjestelmien kanssa. On tärkeää valita ratkaisu, joka sopii yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin ja joka voidaan integroida jo käytössä oleviin järjestelmiin. Kukaan ei kaipaa lisämutkia kulujenhallinta- ja palkkaprosesseihinsa.

Suhtaudu kriittisesti pankkien ja korttien vaihtamiseen

Jos kulujenhallintaprosessin helpottaminen vaatii pankin tai luottokorttien vaihtamista, jossain on vikaa. Palveluntarjoajien vaihtamisen ei todellakaan tulisi olla tarpeen. Kannattaa mieluummin hankkia järjestelmä, joka tukee kaikkia olemassa olevia kortteja. Näin yritys ei  myöskään joudu sidotuksi pitkäksi aikaa yhteen ratkaisuun, vaan säilyttää joustavuuden.

Toimi säännösten mukaan – kaikkialla maailmassa

Kirjanpito- ja palkkajärjestelmien on noudatettava GDPR:ää ja EU:n muita tietosuojamääräyksiä. Kulujenhallintajärjestelmän taas pitää käsitellä ja säilyttää tietoja turvallisesti, kunkin maan paikallisten tietosuojasäännösten mukaisesti. Näiden vaatimusten täyttäminen ei ole helppoa edes silloin, kun toimintaa on vain yhdessä maassa. Kaikki mutkistuu entisestään, jos liiketoimintaa on monessa eri maassa. 

Kun yritys toimii useassa maassa, on varmistettava ennalta kulujenhallintajärjestelmän yhteensopivuus paikallisen verotuksen kanssa ja myös eri kieliversiot. Virheiden korjaaminen on sekä aikaavievää että kallista. Yhden kuluraportin korjaamiseen kuluu keskimäärin 18 minuuttia. Lisäksi verotukseen tulee muutoksia vuosittain. Verosäädösten seuraaminen ja noudattaminen yhtä aikaa kaikilla markkinoilla on haastavaa. Parhaissa kulujenhallintaratkaisuissa näitä muutoksia seurataan ja niihin reagoidaan automaattisesti. Tutustu Findityn kulujenhallintaratkaisuun!

Hyppää rohkeasti digitalisaation kelkkaan

Työelämä muuttuu ja yritykset digitalisoituvat kovaa vauhtia. Kun etä- ja hybridityöskentely näyttävät tulleen jäädäkseen, on taloushallinnolla oiva tilaisuus siirtyä entistä digitaalisempaan muotoon. 

Mikäli yrityksen kulujenhallintajärjestelmä ei ole vielä täysin digitaalinen, nyt on hyvä hetki toteuttaa siirtymä. Jotta joustava työarki olisi mahdollista, kaikkien yrityksen talouteen liittyvien prosessien kannattaa olla digitaalisia. Työntekijöiden ei enää pitäisi joutua käymään toimistolla vain kulukorvaushakemuksia tuodakseen.

Lisää automaatiota ja nopeutta

Digitalisaation kanssa käsi kädessä lisääntyvät myös automaatio ja nopeus. Sujuvat toiminnot tekevät kulujen hallinnasta helpompaa ja nopeampaa. On hyvä pohtia, kuinka paljon nykyistä nopeammin työntekijöiden kulut saataisiin korvattua automaatiota lisäämällä, ja mitä taloushallintotiimi voisi tehdä säästyneellä ajalla, jos toistuvat tehtävät olisi automatisoitu. Tässä piilee vahvaa potentiaalia aidon lisäarvon tuottamiselle.

Keskity käyttäjäkokemuksen parantamiseen

Kun yritys ottaa digitaalisen loikan, työntekijöiden on opittava ymmärtämään ja käyttämään uusia järjestelmiä ja prosesseja. Harva haluaa kuitenkaan kuluttaa aikaansa istumalla uusien järjestelmien käyttökoulutuksissa. Kulujenhallintajärjestelmän on siten oltava käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen. 

Koronapandemia buustasi merkittävästi työntekijöiden digitaitoja, joten helppokäyttöisiä ohjelmistoja ja sovelluksia osataan jo odottaa ja vaatia. Kulujen hallintaa pidetään usein epäkiitollisena hommana, joten on tärkeää, että siihen käytettävä järjestelmä ohjaa käyttäjää helposti, ilman pitkällistä koulutusta.

Tee kilometrikorvausten ja päivärahojen raportoinnista helppoa

Nyt kun työntekijät palaavat toimistoille ja alkavat taas tehdä enemmän työmatkoja, on erityisen tärkeää, että kulujen seuranta ja raportointi on helppoa myös tien päällä. Vaikka työmatkoja olisikin entisaikoja vähemmän (ainakin toistaiseksi), ei kulujenhallintaratkaisun ominaisuuksia kannata ryhtyä karsimaan. Päivärahojen ja kilometrikorvausten on oltava kätevä ja sisäänrakennettu osa järjestelmää. 

Raportointi helpottuu, kun mittayksiköt on mahdollista muuntaa automaattisesti – esimerkiksi mailit kilometreiksi. Luotettava ja tietoturvallinen sovellus päivärahojen ja kilometrien raportointiin helpottaa reissutyöläisten arkea.

Loppusaldo

Suurimmalle osalle työntekijöistä kulujen raportointi ei ole kovin mieluisaa hommaa. Tämä pitää erityisesti paikkansa, jos siihen liittyy kömpelöitä ja aikaavieviä työvaiheita, kuten lomakkeiden lataamista ja tulostamista, kuittien liittämistä tai papereiden lähettämistä. Eikä toisessa päässäkään hypitä riemusta, kun hakemuksia tulee postitse ja sähköpostilla, niissä on epäselvyyksiä, kuitteja puuttuu tai vääriä liitteitä on lisätty. Maksusuorituksissakin voi olla viiveitä. 

Monessa yrityksessä etsitään parempaa ja nykyaikaisempaa tapaa hoitaa nämä asiat.

Yllä luetellut vinkit auttavat tehostamaan yrityksen työtä sekä virtaviivaistamaan ja tarkentamaan raportointia. Samalla säästyy aikaa, kun kulukorvaushakemusten käsittely käy tehokkaammin. Vähätellä ei kannata myöskään työviihtyvyyden paranemista, sillä kilpailu parhaista työntekijöistä on kovaa ja moni arvostaa ylimääräisen paperityön minimointia.

Jos kulujenhallintaloikka on yrityksessänne ajankohtainen, ota rohkeasti yhteyttä. Kerromme mielellämme lisää tehokkaista 2020-luvun ratkaisuista kulujen kätevään hallintaan.