Tunnista hyvä kulujenhallintaratkaisu – muista nämä viisi asiaa

Kulujen seuranta ja raportointi aiheuttavat yrityksissä usein päänvaivaa. Markkinoille tulee jatkuvasti uusia työkaluja ja teknologioita, jotka lupaavat vähentää kulujen parissa näpertelyä, mutta millainen oikeastaan on hyvä kulujenhallintaratkaisu?

Kulujenhallintaratkaisun valinnassa kannattaa huomioida ainakin nämä viisi asiaa:

1. Saumaton raportointi

Yksittäisen kulun raportointi menee perinteisesti jotakuinkin näin: Ensin tehdään ostos, josta saadaan kuitti. Kuitti säästetään ja kulu raportoidaan. Raportti lähetetään eteenpäin ja kuitti liitetään mukaan. 

Tämä prosessi on kuitenkin tarpeettoman monivaiheinen ja työläs. 

Jotta kulujen raportointi olisi mahdollisimman kätevää, kulujenhallintaratkaisussa on hyvä olla seuraavat ominaisuudet:

• Kuitin automaattinen raportointi joko skannaamalla tai valokuvaamalla. Tämä säästää vaivaa ja vähentää samalla inhimillisten virheiden mahdollisuutta ja myöhästyneiden raporttien määrää. 
• Keskitetty alusta, josta näkee ostot, eri kululajit, jäljellä olevan saldon, päivärahat, kilometrikorvaukset jne.
• Valuuttatoiminnot, joilla voidaan muuntaa ulkomailla tehdyt ostot automaattisesti haluttuun valuuttaan.
• Mobiilioptimoitu sovellus, joka toimii työntekijän laitteella ja jonka avulla voi skannata ja käsitellä kuitteja. Tämä mahdollistaa kulujen kätevän hallinnan paikasta riippumatta.
   

2. Luottokortti-integraatio

Monilla työntekijöillä on käytössään työnantajan luottokortti työhön liittyviä ostoksia varten. Näiden ostojen täsmäyttäminen voi kuitenkin olla haastavaa kirjanpitovaiheessa.

Vaihtoehtona on integroida luottokortit suoraan kulujenhallintajärjestelmään. Näin maksusuoritukset ja kulut kohdistuvat automaattisesti oikein, ilman käsityötä. Samalla taloushallinto pystyy seuraamaan kulujen syntymistä reaaliajassa, ilman manuaalisia kuluraportteja.

3. Kulujen hyväksynnät helposti ja räätälöidysti

Kuluraporttien tarkastaminen ja hyväksyminen on monissa yrityksissä työlästä. Keskitetyn ja yhdenmukaisen järjestelmän avulla raportit voi tarkastaa ja hyväksyä (tai hylätä) muutamassa sekunnissa, parilla klikkauksella. Mikäli tarkastajia on useampia, nykyaikainen kulujenhallintaratkaisu mahdollistaa hyväksymishierarkian, joka siirtää raportin automaattisesti tarkastettavaksi järjestyksessä seuraavalle henkilölle. Järjestelmää on myös mahdollista räätälöidä omiin tarpeisiin lisäämällä tarkastustasoja tai valtuuttamalla useampia tarkastajia tarpeen mukaan.

4. Paikallisten säädösten automaattinen huomiointi

Kirjanpitosäädökset ja muut alueelliset määräykset voivat toisinaan aiheuttaa yrityksille päänvaivaa. Vastuuta niiden muistamisesta ei kannata jättää työntekijöiden harteille. 

Kokonaisvaltaisen kulujenhallintaratkaisun on siksi oltava joustava ja otettava automaattisesti huomioon paikalliset säädökset koskien esimerkiksi veroja ja päivärahoja. Näin työntekijät voivat ilmoittaa kulujaan helposti ja nopeasti mistä päin maailmaa tahansa.

5. Laaja yhteensopivuus

Digitalisoituva liiketoiminta edellyttää järjestelmiä, jotka kommunikoivat keskenään. Jos yrityksen järjestelmät toimivat kukin erillisessä siilossaan, toimintaa on kovin vaikea tehostaa. 

Parhaat kulujenhallintaratkaisut voidaan integroida saumattomasti esimerkiksi kirjanpito-ohjelmistoon, toiminnanohjausjärjestelmään ja asiakaslaskutukseen. Näin johto voi seurata kulujen muodostumista ja myös ymmärtää, missä ja miksi niitä syntyy. Kaikki tämä on arvokasta tietoa, jota voidaan hyödyntää päätöksenteon tukena.

Ensimmäinen askel kulujenhallintaprosessin sujuvoittamisessa on oikean työkalun löytäminen. Onnistuneen muutoksen päätteeksi paras kiitos tulee lopulta tyytyväisiltä käyttäjiltä – työntekijöiltä ja alihankkijoilta. 

Etsitäänkö teillä kulujenhallintaratkaisua, joka täyttäisi kaikki yllä luetellut vaatimukset? Ota yhteyttä.